fb RODO w rekrutacji [2018] - jak dostosować dział HR do wymagań ustawy? O co można pytać kandydatów po wejściu w życie RODO? • Hrappka

RODO w rekrutacji [2018] - jak dostosować dział HR do wymagań ustawy? O co można pytać kandydatów po wejściu w życie RODO?

Blog Image

Działy HR gromadzą ogromne ilości danych osobowych. Po wejściu w życie RODO, agencje HR powinny wystrzegać się niektórych działań, które dotychczas były zgodne z prawem.

Rekrutacje ukryte

Rekrutacje ukryte nie są już możliwe i legalne, ponieważ RODO wprowadziło obowiązek informacyjny o ADO, czyli Administratorze Danych Osobowych, IODO (Inspektora Ochrony Danych Osobowych, o ile został on wyznaczony) oraz o celu przetwarzania danych, a także okresie przez jaki te dane będą przetwarzane. Obowiązek informacyjny spoczywa na pracodawcy, i powinien on posiadać przestrzeń na przechowywanie danych jeszcze przed ich pozyskaniem.

Jakich danych można wymagać od kandydata

Dane, których możemy wymagać w procesie rekrutacji to:
imię i nazwisko,
imiona rodziców,
data urodzenia,
adres zamieszkania,
wykształcenie,
przebieg zatrudnienia.

Warto wspomnieć, że RODO włącza m.in. zdjęcia, czy zaświadczenie o niekaralności do tzw. danych wrażliwych. Aby pozyskiwać CV ze zdjęciem należy pozyskać zgodę od kandydata. Natomiast, zaświadczenia o niekaralności można wymagać jedynie w przypadkach określonych w ustawie. Dotyczy to głównie rekrutacji do straży miejskiej, policji wojska, służby cywilnej czy agencji ochrony.

Nie można również wymagać od kandydatów certyfikatów czy zaświadczeń, bez pisemnej zgody od kandydata. Ponadto zabronione jest zbieranie danych takich jak poglądy religijne, przynależność rasowa, orientacja seksualna, czy stan cywilny. Mogą one być podstawą do uznania dyskryminacji.

Dostęp do danych osobowych

ADO jest zobowiązany do zachowania organizacyjnych, technicznych oraz fizycznych środków ochrony danych osobowych. ADO musi zapewnić dostęp do danych osobowych tylko osobom do tego wyznaczonym i zabezpieczyć je przed niedozwolonym dostępem osób trzecich. Jeżeli dane są drukowane, należy je przechowywać pod kluczem, a po procesie rekrutacji skutecznie zniszczyć (np. za pomocą niszczarki). Gdy dane są dostępne online, np., w systemie rekrutacyjnym, należy ograniczyć dostęp pracownikom, którzy nie powinni mieć dostępu do wybranych danych. Działania pracowników dotyczące danych osobowych powinny być zapisywane i widoczne w systemie. Jeżeli podczas rekrutacji przeprowadzane są testy psychologiczne sprawdzające słabe i mocne strony kandydata to nie mogą one naruszać praw kandydata, musi on zostać poinformowany o celu i charakterze testów, a dostęp do wypełnionego testu może mieć jedynie osoba, która analizuje test.

Prawo do bycia zapomnianym

RODO wprowadziło także prawo do bycia zapomnianym, czyli do trwałego usunięcia (zanonimizowania) jego danych osobowych z naszej bazy danych, a proces ten powinien być równie łatwy jak zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Aby dowiedzieć się więcej o RODO w agencji pracy kliknij tutaj.

Dowiedz się więcej o najlepszym systemie dopasowanym do potrzeb Twojej Agencji Pracy - kliknij tutaj.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Obejrzyj jak system HRappka - kompleksowy system dla Agencji Zatrudnienia wygląda od środka:

Blog Image
Profile Image

Jak założyć Agencję Pracy Tymczasowej

Sprawdź, jak założyć Agencję Pracy Tymczasowej i z czym się to wiąże.

Blog Image
Profile Image

RODO dla agencji pracy - jakie zmiany należy wprowadzić?

25 maja wchodzi ustawa o RODO. Zobacz jakie zmiany czekają branże outsourcingu pracowników!

Blog Image
Profile Image

Zmiany w ustawie o Agencji Pracy Tymczasowej

Istotne zmiany w ustawie dotyczącej Agencji Pracy Tymaczowej – co to oznacza?