Co musi zrobić pracodawca przed przyjazdem cudzoziemca do Polski?

Pracodawcy w Polsce coraz częściej decydują się na zatrudnienie osób z zagranicy i dzięki temu mogą rozwiązać problem niedoboru pracowników, który obecnie jest szczególnie dotkliwy. Z uwagi na fakt, że coraz większa liczba pracodawców korzysta z zatrudnienia cudzoziemców, trudniejsze staje się znalezienie odpowiedniego pracownika. W artykule przedstawiamy kluczowe informacje dotyczące etapów zatrudnienia cudzoziemców przebywających w swoim kraju. Jak zatrudnić takiego cudzoziemca? Jakich dokumentów cudzoziemiec potrzebuje do wizy? Jak zalegalizować jego pobyt?

>> Sprawdź, jak możesz zautomatyzować legalizację cudzoziemców <<

Dobór odpowiedniego pozwolenia na pracę

Niezależnie od tego, czy cudzoziemiec przebywa w kraju czy nie, pracodawca musi wyrobić dla niego zezwolenie na pracę. Czas oczekiwania na takie pozwolenie jest uzależniony od obywatelstwa cudzoziemca i może wynosić od 7 do nawet 60 dni, a w sprawach bardzo skomplikowanych może trwać nawet dłużej.

Standardowym dokumentem legalizującym pracę jest zezwolenie typu A. Pracodawca, który ma siedzibę w Polsce może wyrobić to pozwolenie na pracę dla każdego cudzoziemca spoza UE, EOG lub Szwajcarii. Zezwolenie na pracę zawsze wydawane jest dla pracy wskazanej w zezwoleniu świadczonej przez konkretnego cudzoziemca dla konkretnego pracodawcy.

Dokumenty na wydanie zezwolenia należy złożyć do Wojewody właściwego ze względu na adres siedziby firmy. W większości przypadków procedura wydania zezwolenia trwa maksymalnie 30 dni, ale w niektórych sytuacjach może wynosić nawet 2 miesiące.

Informacja starosty

Przed złożeniem dokumentów pracodawca musi pamiętać o obowiązku uzyskania informacji starosty (test rynku pracy), o ile zawód w którym będzie pracował cudzoziemiec nie jest z niej zwolniony. Informacja starosty to dokument, który potwierdza, że na lokalnym rynku pracy nie ma chętnych kandydatów na stanowisko oferowane cudzoziemcowi.

Jeżeli zawód cudzoziemca nie jest zwolniony z obowiązku przedstawienia informacji starosty, to aby ją uzyskać pracodawca musi złożyć do powiatowego urzędu pracy wniosek o informację starosty na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych oraz zgłoszenie oferty pracy.  Można to zrobić w zwykłej formie, czyli papierowej jak również online za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Informacja starosty musi być wydana nie wcześniej niż 180 dni przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę (w niektórych przypadkach okres ten może być skrócony do 90 dni). Informacja starosty wydawana jest w terminie od 14 do 21 dni.

Aktualizacja: Test rynku pracy został zniesiony na podstawie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, którą Sejm uchwalił 21 lutego 2025 roku.

Wniosek o wydanie zezwolenia

Wniosek o wydanie zezwolenia powinien być złożony za pomocą systemu teleinformatycznego przez rządowy portal. Po otrzymaniu dokumentu pracodawca musi przekazać go cudzoziemcowi w celu wyrobienia przez niego wizy.

Jeżeli dokument jest opatrzony podpisem elektronicznym, to możemy wysłać go cudzoziemcowi w formie elektronicznej, w innym przypadku musimy przekazać oryginał dokumentu pocztą lub w inny sposób. Czas wyrobienia wizy wynosi do 3 tygodni i jest uzależniony od państwa i miejscowości, gdzie cudzoziemiec będzie składał wniosek o wydanie wizy.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Nie zawsze musimy wyrabiać zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. W niektórych przypadkach pracodawca może skorzystać z uproszczonej procedury i zarejestrować oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie o zatrudnieniu cudzoziemca jest korzystniejszą opcją ze względu na szybszy i prostszy sposób uzyskiwania. Na podstawie oświadczenia możemy zatrudnić obywatela Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii lub Ukrainy.

Okres wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy może wynosić nawet 24 miesiące.  Zasadniczo czas oczekiwania na wydanie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi przez pracodawcę wynosi 7 dni. Jeżeli sprawa jest skomplikowana i wymaga wyjaśnień lub dosłania dodatkowych dokumentów, to termin ten może ulec wydłużeniu.

W odróżnieniu od zezwolenia typu A, dokumenty należy złożyć do powiatowego urzędu pracy, przez portal praca.gov.pl.

Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu pracy zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, musi przekazać oryginał dokumentu cudzoziemcowi. Dokument stanowi podstawę do wyrobienia wizy i tylko po jego otrzymaniu cudzoziemiec może się o nią ubiegać.

Aktualizacja: Po 1 grudnia 2025 r. nie ma możliwości złożenia nowego oświadczenia dla obywatela Gruzji w celu legalizacji jego pracy w Polsce.

Praca sezonowa dla cudzoziemca

W sytuacji, gdy chcemy powierzyć cudzoziemcowi pracę w sektorze rolnictwa, ogrodnictwa lub turystyki – musimy wyrobić dla niego zezwolenie na pracę sezonową. Praca sezonowa może być wykonywana tylko na podstawie tego typu zezwolenia i przez okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego.

Zezwolenie przeznaczone jest dla każdego cudzoziemca, niezależnie od jego obywatelstwa. Jednakże, w przypadku cudzoziemców z Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy pracodawca może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku przedłożenia informacji starosty.

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pracodawca składa do powiatowego urzędu pracy. W przypadku, gdy cudzoziemiec przebywa w swoim kraju, po złożeniu dokumentów przez pracodawcę starosta weryfikuje wniosek i wpisuje go do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej. Jeżeli sprawa nie wymaga dodatkowych wyjaśnień, to maksymalnie w terminie 7 dni pracodawca otrzymuje zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej. Zaświadczenie należy przekazać cudzoziemcowi i służy ono za podstawę do ubiegania się o wizę.

Cudzoziemiec z paszportem biometrycznym

Inaczej będzie wyglądała sytuacja, jeżeli cudzoziemiec będzie miał paszport biometryczny, który uprawnia go do przekraczania granicy bez posiadania wizy. W takim przypadku jedyne co cudzoziemiec musi przedstawić przy przekraczaniu granicy, to zezwolenie na pracę lub oświadczenie, które otrzymał on od pracodawcy. Po przyjeździe do Polski pracodawca może podpisać z cudzoziemcem umowę, ale musi pamiętać, że w ramach ruchu bezwizowego jego nowo zatrudniony pracownik może przebywać w Polsce maksymalnie przez okres 90 dni w ciągu 180 dni.

Obowiązki pracodawcy po przyjeździe cudzoziemca do Polski

Każde pozwolenie na pracę ma swoje zasady i obowiązki, od których będą zależały czynności, które pracodawca musi wykonać po przyjeździe cudzoziemca do Polski.

W przypadku, gdy podstawą zatrudnienia jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, to pracodawca w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wpisanej w oświadczeniu, zobowiązany jest poinformować urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca. Informacje o niepodjęciu pracy należy złożyć w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy wpisanej w oświadczeniu.

Jeżeli z jakichś powodów cudzoziemiec nie przyjechał do Polski w tym terminie, to pracodawca składa informacje o niepodjęciu przez niego pracy, a po przyjeździe i rozpoczęciu pracy informuje o tym fakcie urząd. Złożenie informacji o niepodjęciu pracy nie jest tożsame z anulowaniem czy cofnięciem oświadczenia.

Jeżeli chcemy zatrudnić cudzoziemca do pracy sezonowej i uzyskaliśmy zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej to po przyjeździe cudzoziemca pracodawca zobowiązany jest poinformować o tym powiatowy urząd pracy. Wraz z informacją należy przedstawić kopię dokumentu podróży cudzoziemca i podać jego adres zamieszkania w Polsce. Obowiązek ten może być dopełniony tylko w okresie 120 dni od daty wpisu wniosku do ewidencji.

Jeżeli z jakichś powodów cudzoziemiec nie przyjedzie do Polski w tym okresie, lub pracodawca nie złoży powyższej informacji, to starosta umorzy postępowanie i nie wyda zezwolenia na pracę sezonową. Po złożeniu powyższej informacji, musimy oczekiwać na wydanie zezwolenia. Jeżeli pracodawca dopełnił wszystkich obowiązków, czyli złożył informację o przyjeździe cudzoziemca, to taki cudzoziemiec może zacząć pracę w trakcie oczekiwania na zezwolenie na pracę sezonową.

Co robić, gdy kończy się wiza lub pobyt w ramach ruchu bezwizowego?

Wiadomo, że długotrwała współpraca na podstawie wizy, a tym bardziej na podstawie pobytu w ramach ruchu bezwizowego nie jest możliwa. Jeżeli mamy zamiar kontynuować współpracę z cudzoziemcem, to należy dość wcześnie sprawdzić, co możemy zrobić. Oprócz wyrobienia nowej wizy cudzoziemiec może też starać się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli kartę pobytu.

Jest to korzystne rozwiązanie tak dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Zezwolenie na pobyt i pracę, inaczej zezwolenie jednolite, jak sama nazwa wskazuje – legalizuje pobyt i pracę cudzoziemca. Jest wydawane na okres do 3 lat i termin jest uzależniony od planowanego okresu zatrudnienia, który pracodawca wskaże w załączniku nr 1 do wniosku o pobyt czasowy.

W obecnej chwili na wydanie zezwolenia na pobyt musimy czekać dość długo i czasem ten termin oczekiwania może wynieść nawet 12 miesięcy, dlatego zalecamy, aby na początku zatrudnienia cudzoziemca rozważyć tę opcję i złożyć dokumenty na to zezwolenie.

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca? Poradnik krok po kroku.
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Udostępnienie mieszkania pracownikowi a umowa najmu – na co musi uważać pracodawca?
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca