Zakończenie pracy przez cudzoziemca — checklista obowiązków pracodawcy

W obliczu coraz bardziej zglobalizowanego rynku pracy, wśród pracodawców coraz popularniejsze stają się pytania dotyczące formalności związanych z zakończeniem pracy przez cudzoziemców w Polsce. Niniejszy artykuł przybliży ich istotne aspekty, skupiając się na konkretnych obowiązkach wynikających z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego oraz obowiązkach jakie ciążą na pracodawcy w związku z uzyskanymi przez niego pozwoleniami na pracę dla zatrudnionych osób.

Zachęcamy również do pobrania przygotowanej przez nas checklisty, która zawiera listę obowiązków pracodawcy zarówno przed i podczas zatrudniania cudzoziemca, jak i w sytuacji zakończenia z nim współpracy. 

Zakończenie pracy obcokrajowca – checklista obowiązków pracodawcy

Wypełnij formularz poniżej, a na podany e-mail wyślemy Ci stworzoną przez nas checklistę obowiązków pracodawcy – przy zatrudnianiu obcokrajowca, oraz po zakończeniu z nim współpracy. 

Zakończenie pracy przez cudzoziemca zatrudnionego na umowę o pracę

Na wstępie warto przypomnieć o podstawowych obowiązkach, które wynikające zarówno z Kodeksu pracy, jak i Kodeksu cywilnego i dotyczą nie tylko cudzoziemców, ale każdego zatrudnionego.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W sytuacji, gdy cudzoziemiec świadczył pracę na podstawie umowy o pracę, bez względu na przyczynę rozwiązania stosunku pracy, przed wystawieniem świadectwa pracy, pracodawca zobowiązany jest do sprawdzenia, czy pracownik wykorzystał cały dostępny mu urlop wypoczynkowy. Jeśli w dniu rozwiązania umowy pracownik posiada jeszcze niewykorzystane dni urlopu, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent za te dni. Ekwiwalent stanowi finansową rekompensatę za niewykorzystany urlop i obejmuje zarówno dni urlopu z bieżącego roku, jak i te zaległe. Pracodawca zobowiązany jest dokonać tej wypłaty w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Czytaj więcej: Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – jak obliczyć?

Świadectwo pracy dla cudzoziemca

Po wygaśnięciu stosunku pracy powstaje kolejny obowiązek. Bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę oraz sposobu jej zakończenia – czy to poprzez wygaśnięcie czy rozwiązanie, pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi dokument świadectwa pracy. Zawiera on informacje dotyczące zakończonego zatrudnienia, obejmujące okres pracy, wymiar etatu, zajmowane stanowisko oraz sposób rozwiązania lub przyczyny wygaśnięcia stosunku pracy. Świadectwo pracy powinno być przekazane cudzoziemcowi w dniu zakończenia przez niego pracy. W przypadku niemożności dostarczenia dokumentu osobiście, pracodawca ma obowiązek wysłać go pocztą na wskazany przez pracownika adres zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od ostatniego dnia zatrudnienia.

Czytaj więcej: Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje

Wystawienie PIT-11

Nie wolno także zapominać o konieczności wystawienia formularza PIT-11 dla pracownika. PIT-11 jest deklaracją, którą płatnik składek składa do urzędu skarbowego, zawierającą informacje o dochodach, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

Pracodawca ma obowiązek złożyć PIT-11 za poprzedni rok do urzędu skarbowego do 31 stycznia i dostarczyć go pracownikowi do końca lutego. Warto podkreślić, że deklaracji nie można złożyć za pracownika-cudzoziemca, który nie posiada numeru PESEL. Mimo że PESEL nie jest wymagany przed rozpoczęciem świadczenia pracy, warto dopilnować, aby cudzoziemiec uzyskał ten numer w trakcie trwania stosunku pracy. Brak numeru PESEL uniemożliwia pracodawcy dopełnienia obowiązku związanego z wysyłką deklaracji PIT.

Czytaj więcej:

Zakończenie pracy przez cudzoziemca zatrudnionego na umowę cywilnoprawną

W sytuacji zakończenia pracy przez cudzoziemca, który świadczył pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, nie powstaje obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ani obowiązek wystawienia świadectwa pracy.

Warto jednak zauważyć, że w przypadku rozwiązania umowy (nie wynikającego z jej wygaśnięcia), istotne jest złożenie wyraźnego oświadczenia woli przez strony. Gdy nie planujemy kontynuować współpracy z cudzoziemcem, konieczne jest wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie za porozumieniem stron. Jedynym obowiązkiem, jaki pozostaje do spełnienia, jest wystawienie deklaracji PIT i przekazanie jej cudzoziemcowi.

Obowiązki pracodawcy wynikające z dokumentów legalizujących pracę 

Innym aspektem, który warto rozważyć w kontekście zakończenia pracy przez cudzoziemca, są zobowiązania pracodawcy wynikające z dokumentów legalizujących zatrudnienie. Różnice w obowiązkach mogą występować w zależności od rodzaju uzyskanego pozwolenia na pracę oraz sposobu rozwiązania umowy.

W przypadku wygaśnięcie stosunku pracy z upływem czasu, na który była zawarta lub analogicznego wygaśnięcia umowy cywilnoprawnej, bez znaczenia jakie zezwolenie na pracę posiadał cudzoziemiec, po stronie pracodawcy nie powstają żadne dodatkowe obowiązki.

Dodatkowe zobowiązania pojawiają się w sytuacji, gdy umowa z cudzoziemcem zostaje rozwiązana za porozumieniem stron lub poprzez wypowiedzenie z zachowaniem lub bez zachowania terminu wypowiedzenia, a cudzoziemiec posiada nadal ważne pozwolenie na pracę.

Zakończenie pracy – praca na podstawie zezwolenia na pracę

W przypadku, gdy cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę, które dla niego uzyskaliśmy, jesteśmy zobowiązani poinformować o tym wojewodę, który wydał zezwolenie, w ciągu 7 dni od zaistnienia takiej okoliczności.

Warto również zauważyć, że konieczne jest powiadomienie wojewody, jeśli cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące lub nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę.

W sytuacji, gdy cudzoziemiec kończy pracę posiadając zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (jednolite zezwolenie), to po stronie pracodawcy nie powstają dodatkowe obowiązki. Warto jednak poinformować cudzoziemca, że ciąży na nim obowiązek pisemnego powiadomienia o zakończeniu pracy.

Cudzoziemiec zobowiązany jest złożyć stosowne powiadomienie do wojewody, który wydał zezwolenie na pobyt i pracę, w ciągu 15 dni roboczych od daty zakończenia pracy. Jeśli zostanie to zrobione, zezwolenie na pobyt czasowy nie zostanie cofnięte przez wojewodę przez okres 30 dni od dnia zakończenia pracy. Aby kontynuować legalne pobyt w Polsce, cudzoziemiec musi złożyć wniosek o nowe zezwolenie jednolite lub o zmianę obecnego zezwolenia na pobyt i pracę.

Zakończenie pracy – praca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Jeśli cudzoziemiec pracuje na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, informowanie urzędu pracy o zakończeniu jego pracy nie jest obowiązkowe. 

W sytuacji, gdy pracownik porzuca pracę, pracodawca może zastosować środek w postaci zwolnienia dyscyplinarnego i rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Aby ten proces odbył się zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca musi spełnić określone wymogi formalne.

Aby rozwiązać umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, muszą być spełnione konkretne kryteria:

  • Wypowiedzenie powinno zostać złożone w formie pisemnej, zawierającej uzasadnienie przyczyny rozwiązania umowy oraz informację o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy
  • Pracodawca powinien także posiadać potwierdzenie, że pracownik odebrał wypowiedzenie i miał możliwość zaznajomienia się z jego treścią
  • Wysłanie dokumentu powinno odbyć się za pomocą listu poleconego, a w przypadku nieodebrania go za pierwszym razem, konieczne jest ponowne wysłanie. Nawet jeśli pracownik nie odebrał listu po raz drugi, doręczenie uznaje się za skuteczne.
  • W przypadku cudzoziemca, dodatkowo należy powiadomić wojewodę o zakończeniu współpracy z obcokrajowcem, jeśli porzucił on pracę przed trzema miesiącami przed upływem ważności zezwolenia na pracę
  • W sytuacji, gdy pracownik pracował na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, warto również poinformować urząd pracy o zakończeniu przez cudzoziemca pracy

Zatrudnianie cudzoziemców w systemie HRappka

System HRappka automatyzuje procesy związane z legalizacją cudzoziemców –  od generowania oświadczeń i zezwoleń na pracę oraz ich automatyczną wysyłkę do urzędu, po przypomnienia o ważności dokumentów legalizacyjnych.

Posiada również dedykowany moduł do zarządzania transportem i mieszkaniami dla pracowników.

Rekrutuj, zatrudniaj i rozliczaj cudzoziemców w jednym systemie! Zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo. 

Czytaj więcej:

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT