Oprogramowanie do zarządzania pracownikami – TOP 10 FUNKCJI

Wraz ze wzrostem ilości pracowników, oprogramowanie do zarządzania pracownikami staje się koniecznością. Automatyzacja zarządzania zasobami ludzkimi jest kluczowa do prowadzenia efektywnych działań HR-owych. W zależności od potrzeb i specyfiki firmy należy zwrócić uwagę na inne funkcjonalności, które oferuje oprogramowanie. Kluczowe jest jedno – kompleksowość programu do zarządzania pracownikami. Możliwość automatyzacji kluczowych procesów HR w jednym systemie znacznie usprawnia pracę i eliminuje luki informacyjne.

Przedstawiamy top 10 funkcji aplikacji HR do zarządzania zasobami ludzkimi, które usprawnią zarządzanie pracownikami w Twojej firmie. Nie wszystkie funkcje na naszej liście mogą się sprawdzić w Twojej firmie, jednak warto przeanalizować potrzeby firmy pod ich kątem.

Rekrutacja pracowników

Jeszcze przed zatrudnieniem pracownika, system może znacznie usprawnić późniejsze etapy zatrudnienia. Posiadanie modułu do rekrutacji w systemie HR znacznie usprawnia nie tylko proces rekrutacji i wyszukiwania kandydatów, ale również umożliwia wysyłanie tzn. ankiet do zatrudnienia, które umożliwiają sprawne zebranie podstawowych informacji od kandydata danych potrzebnych do zatrudnienia.

Dowiedz się więcej:

Onboarding pracowników

Proces onboardingu jest kluczowy do sprawnego wprowadzenia pracownika w organizację. Wiele działów HR wdraża każdego pracownika osobno, co bywa czasochłonne. Automatyzacja onboardingu potrafi odciążyć dział HR oraz współpracowników nowego pracownika. Onboarding sprawia również, że pracownik czuje się zaopiekowany i doinformowany, dzięki czemu będzie bardziej zadowolony z pracy a jego zaangażowanie wzrośnie. Warto zatem sprawdzić, czy program do zarządzania pracownikami obsługuje ten proces.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Zarządzanie nieobecnościami pracowników jest kluczowe do odpowiedniego funkcjonowania organizacji. Ważne jest, by zawsze dostępne były osoby, które mogą przejąć obowiązki osoby nieobecnej. Elektroniczne wnioski urlopowe to funkcjonalność, która pozwala na największą oszczędność czasu. Umożliwia pracownikom składanie wnioski urlopowe za pośrednictwem portalu pracowniczego. Przełożony może zaakceptować wniosek z poziomu emaila lub systemu.

Kluczowe jest również, by:

  • pracownicy wiedzieli kiedy ich współpracownicy, podwładni, czy przełożeni mają urlop, aby móc załatwić wszystkie otwarte sprawy,
  • wymiar urlopów był automatycznie obliczany na podstawie wprowadzonego doświadczenia / edukacji (z możliwością korekty)

Dowiedz się więcej:

Ewidencja czasu pracy

Automatyzacja ewidencji czasu pracy to funkcjonalność która pozwala na planowanie czasu pracy oraz zarządzanie czasem pracy pracowników. Warto by system uwzględniał normy pracy (też osób niepełnosprawnych) oraz pozwalał pracownikom na samodzielne deklarowanie czasu pracy przez portal pracowniczy. Co więcej, kluczowa może okazać się również możliwość tworzenia grafików pracy (w HRappka posiadamy również możliwość automatycznego planowania czasu pracy na podstawie posiadanych kompetencji). Jeżeli w Twojej firmie potrzebna jest rejestracja czasu pracy (np. za pośrednictwem kart RFID, kodu QR, czy numeru ID pracownika) warto sprawdzić, czy program do zarządzania pracowników posiada moduł Rejestracji Czasu Pracy. Jeżeli rejestrujesz czas pracy na projekty, czy zadania, warto sprawdzić czy moduł RCP pozwala na zarządzanie zadaniami i projektami w kontekście rejestracji czasu pracy (możliwość monitorowania postępów realizacji zadań oraz projektów, możliwość ustalenia priorytetów).

Dowiedz się więcej:

E-dokumentacja pracownicza

Przejrzyste profile pracowników ze wszystkimi danymi mogą okazać się kluczowe nie tylko podczas kontroli zatrudnienia, ale na każdym etapie zarządzania zasobami ludzkimi. Pozwalają na szybki dostęp w dane pracownika oraz jego zezwolenia – m.in. zezwolenia na prace, szkolenia BHP, badania lekarskie, aplikacje na inne stanowiska, czy rozliczenia. Profil pracownika prowadzony już od etapu jego aplikacji, przez cały proces zatrudnienia pozwala usprawnić kluczowe procesy HR związane z zarządzaniem pracownikami.

Dowiedz się więcej:

Kadry i płace

Sprawne generowanie umów i dokumentacji na podstawie uzupełnionych profili pracowników trwa znacznie krócej z odpowiednim oprogramowaniem. Warto by oprogramowanie obsługiwało wszystkie typy umów oraz umożliwiało wysyłkę umów pracownikom do podpisu. Rozliczanie pracowników również powinno być proste i intuicyjne. Ważne, by dane o stawkach zaczytywały się z umów, a liczba godzin pracy z uzupełnionych grafików. Warto również sprawdzić czy system pozwala na rozliczanie Klientów, czyli m.in. wystawianie faktur.

Dowiedz się więcej:

Legalizacja cudzoziemców

Radzenie sobie z lukami kadrowymi poprzez zatrudnianie cudzoziemców staje się coraz popularniejsze, nawet w branży IT. Proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemca nie jest trudny, jednak bywa czasochłonny. Jeżeli zatem planujesz zatrudniać cudzoziemców, upewnij się, że program posiada możliwość generowania oświadczeń / zezwoleń na pracę , przypomnienia o ważności dokumentów legalizujących pobyt oraz pracę oraz ostrzeżenia przy generowaniu umów na podstawie dokumentów legalizacyjnych.

Dowiedz się więcej:

Zaawansowane moduły

Jeżeli specyfika twojej firmy wymaga automatyzacji zaawansowanych modułów, warto sprawdzić, czy oprogramowanie HR obsługuje wymagane procesy. W systemie HRappka to zaawansowanych modułów zaliczamy:

  • zarządzanie zakwaterowaniem pracowników,
  • moduł pism wychodzących i przychodzących,
  • obsługa transportu pracowników i samochodów,
  • moduł zarządzania zadaniami,
  • moduł zarządzania projektami,
  • monitorowanie / raportowanie działań HR (liczne raporty i analizy pomagają mieć kontrolę na działaniami oraz pomagają w zarządzaniu).

Wybór odpowiedniego oprogramowania nie jest łatwy, ze względu na potrzebę dopasowania go do specyfiki firmy. Jednakże, warto zwrócić uwagę na wyżej opisane możliwości, które kompleksowy system HR powinien obsługiwać i ustalić priorytet ich automatyzacji. Ważne również by system dostępny był online, a dane znajdowały się w bezpiecznej chmurze. Jest to idealnym rozwiązaniem ponieważ możemy mieć dostęp do danych w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca, z każdego urządzenia z dostępem do internetu, za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Jeżeli jesteś zainteresowany kompleksową aplikacją do zarządzania kadrami, zapraszamy do zapoznania się z możliwościami systemu HRappka.

Zwiększ efektywność procesów kadrowych z systemem HRappka! Testuj 14 dni bez opłat