fb Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Zmiany w 2019. • Hrappka

Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Zmiany w 2019.

W lutym 2018 r. podpisana została nowelizacja ustawy, która wprowadza zmiany w przepisach dotyczących elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Wejdą one w życie 1 stycznia 2019 r. Co się zmieni i jak ta ustawa wpłynie na Agencje Zatrudnienia?

Blog Image

Jakie zmiany wprowadza ustawa dot. elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

Nowelizacja wprowadza możliwość całkowitej zmiany papierowej dokumentacji pracowniczej na elektroniczną dokumentację kadrową. Zmiany na e-dokumentację można dokonać poprzez skanowanie dokumentów papierowych. Zmiany obejmują m.in.:

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej został skrócony z 50 lat do 10 lat, dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019.

Elektroniczne akta osobowe

Firmy mają możliwość prowadzenia jedynie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, jeżeli dostarczą do ZUS informacje dot. wyliczania świadczeń emerytalnych, czy rentowych każdego zatrudnianego pracownika.

Stopniowe wprowadzanie zmian

Aby zmiany przebiegały jak na najmniej problematycznie, zostaną one wprowadzane stopniowo, w zależności od przedziałów czasowych, w których zatrudnieni byli pracownicy:
Pracownicy zatrudnieni przed 1.01.1999:
Dokumentację pracowniczą należy przechowywać według starych zasad - 50 lat.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 - 2018:
Pracodawca może skrócić okres przechowywania akt pracownika do 10 lat, jeżeli dobrowolnie złoży w ZUSie raporty informacyjne dot. rozliczania składek emerytalnych i rentowych wszystkich pracowników.
Pracownicy zatrudnieni po 2019:
Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem. W tym wypadku należy dostarczać imienne raporty do ZUS, dotyczące wyliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki temu pracownicy nie będą już musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a co za tym idzie, pracodawcy nie będą już musieli wystawiać pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu, czy wynagrodzeniu.

Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową

Takie działanie jest możliwe, jednak wszystkie wydrukowane dokumenty będą wymagały podpisu pracodawcy lub osoby, która zostanie do tego upoważniona.

Dokumentacja pracownicza po okresie przechowywania.

Według nowych przepisów pracodawca, razem ze świadectwem pracy, będzie musiał przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odebrania i zniszczenia. Akta pracownika po okresie przechowywania może dobrowolnie odebrać pracownik, którego akta dotyczą. Jeżeli pracownik ich nie odbierze - muszą one zostać zniszczone.

Gdzie tworzyć teczki pracownicze?

Jednym z programów, w których warto rozpocząć tworzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest system HRappka. Jest to program do zarządzania wszystkimi procesami w firmie, zaczynając od procesu rekrutacji, zatrudnienia, aż po rozliczenia. W systemie prosto stworzysz bazę kandydatów i pracowników oraz dodasz do nich załączniki (np. zdigitalizowane dokumenty), których potrzebujesz. Dzięki temu dokumenty będą dostępne w systemie, kiedy będziesz ich potrzebował. Pracowników szybko wyszukasz w systemie wpisując np. słowo kluczowe. E-dokumentacja pracownicza neutralizuje również możliwość zagubienia się w biurze dokumentów oraz minimalizuje czas potrzebny do wyszukania potrzebnych dokumentów. Digitalizacja teczek pracowników oznacza również zmniejszenie kosztów archiwizacji (utrzymania dokumentacji) oraz koszty eksploatacji maszyn biurowych oraz nadmiernego użycia papieru. Co więcej, dokumentacja elektroniczna jest bardziej bezpieczna, Wypróbuj system HRappka, w którym możesz uporządkować wszystkie akta pracownicze i mieć do nich dostęp przez internet, gdziekolwiek jesteś!

Nie ma wątpliwości, że nowa ustawa wprowadza pozytywne zmiany, które pozwalą unowocześnić proces zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Elektroniczna dokumentacja pozwala obniżyć koszty archiwizacji dokumentów oraz pozwala na lepszą, bardziej intuicyjną organizację. Co więcej, jest ona łatwo i szybko dostępna ze wszystkich miejsc, w których posiadasz dostęp do internetu. Warto zatem zastanowić się nad całkowitą zmianą dokumentacji pracowniczej na tzn. e-teczki pracownicze.

Dowiedz się więcej o prowadzeniu e-dokumentacji w naszym systemie!

Zobacz więcej funkcji Wypróbuj DEMO
Blog Image
Profile Image

Jak założyć Agencję Pracy Tymczasowej

Sprawdź, jak założyć Agencję Pracy Tymczasowej i z czym się to wiąże.

Blog Image
Profile Image

RODO dla agencji pracy - jakie zmiany należy wprowadzić?

25 maja wchodzi ustawa o RODO. Zobacz jakie zmiany czekają branże outsourcingu pracowników!

Blog Image
Profile Image

Zmiany w ustawie o Agencji Pracy Tymczasowej

Istotne zmiany w ustawie dotyczącej Agencji Pracy Tymaczowej – co to oznacza?