Akta osobowe pracownika 2022/2023 – Jak prowadzić kartotekę pracowniczą

Według Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a) pracodawca ma obowiązek sporządzania dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz zawiera informacje na temat każdego pracownika. Prowadzona może być zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Jak powinny wyglądać akta osobowe?

Dokumentacja pracownicza powinna składać się z dokumentacji osobowej (ewidencje np. czasu pracy, kartoteki, rejestry, wykazy) oraz dokumentacji płacowej (dotyczącej wypłaconych wynagrodzeń: imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz np. oświadczenie pracownika o wypłacie wynagrodzenia w gotówce). Innymi słowy, dokumentacja pracownicza składa się z wszelkich informacji kadrowo-płacowych na temat pracownika.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo-płacowy

Z czego składają się akta osobowe?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Powinna być ona ułożona w porządku chronologicznym i uaktualniana na bieżąco. To tzw. teczka personalna, składającą się z czterech (ewentualnie pięciu) oddzielnych dokumentów zawierających informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika. Zawierać ona powinna:

• dane związane z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych, skierowania na badania lekarskie, badania lekarskie i orzeczenia)

• informacje o stosunku pracy (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i związane z przebiegiem zatrudnienia, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, zawiadomienia o ukaraniu, dokumentacja dotycząca pracy zdalnej)

• dane związane z ustaniem zatrudnienia (oświadczenie o wypowiedzeniu, potwierdzenie wydanego pracownikowi świadectwa pracy lub sprostowania/ uzupełnienia świadectwa pracy, ew. umowę o zakazie konkurencji, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym)

• jeżeli dotyczy: informacje o ukaraniu lub inne dokumenty związane z poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

• dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Akta osobowe pracowników powinny zawierać również:

• ewidencja czasu pracy (np. w postaci elektronicznej ewidencji czasu pracy),
• ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację).

Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca winien tworzyć rejestr:

• wypadków przy pracy
• przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
• czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy

Wykaz prac i pracowników w dokumentacji pracowniczej

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się informacje:

• o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
• wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
• o pracach w szczególnych warunkach
• wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Wgląd w akta osobowe pracownika

Na wniosek pracownika, pracodawca musi udzielić mu wglądu w jego akta osobowe. Pracodawca ma na to nie więcej niż 30 dni od daty otrzymania wniosku. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy, przechowywane mogą być w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej formie należy je wydać.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat (dla osób zatrudnionych wcześniej).

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Od stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która według Kodeksu pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Jest to zmiana, dzięki która pozwoli zneutralizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy.

Elektroniczną dokumentację pracowniczą można wprowadzić zarówno dla nowych pracowników, jak i zatrudnionych przed nowelizacją ustawy. O warunkach zmian przechowywania akt osobowych pracownika możesz przeczytać tutaj.

Ciekawym i bardzo oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ją dla każdego pracownika, natomiast przeniesienie tego do chmury oszczędza czas, pozwala na natychmiastową kontrolę czasu pracy pracowników oraz odciąża pracę działu kadr.

Akta osobowe pracownika 2023 – podsumowanie

• Akta pracownicze to inaczej dokumenty związane z informacjami kadrowo-płacowymi danego pracownika.
• Akta osobowe składają się z części:

  • Akta osobowe składają się z części:

    • A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie

    • B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy (umowy, badania lekarskie)

    • C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (powinny zawierać m.in. oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy praz kopię wydanego świadectwa pracy)

    • D – wszelkie informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej

    • E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub organ powołany do ochrony porządku publicznego oraz informacje o badaniu pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

• Dokumenty znajdujące się w każdej części akt osobowych powinny być przechowywane przez 10 lat – dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku i przez 50 lat, dla zatrudnionych po tej dacie. Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą – do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa okres przechowywania. Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Kompleksowy program kadrowo-płacowy

System HRappka to kompletny system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej i o wiele więcej! HRappka to również CRM, system do rekrutacji oraz system kadrowo-płacowy. Przenieś wszystkie swoje dokumenty do chmury i zarządzaj nimi, gdziekolwiek jesteś. Wypróbuj 14-dniowy okres próbny i zobacz jakie to proste!

Źródło: PIP

Czytaj więcej:

• System kadrowo-płacowy, jak wybrać?
• Program do zarządzania urlopami
• Podpis elektroniczny – wszystko co musisz wiedzieć
• Umowy cywilno prawne – rodzaje i różnice
• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników
• i wiele więcej!