Jak odpowiednio prowadzić kartotekę pracowniczą
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych wszystkich pracowników. Co powinno się w tej dokumentacji znaleźć?
Struktura dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza powinna składać się z dokumentacji osobowej (ewidencje, kartoteki, rejestry, wykazy) oraz dokumentacji płacowej (dotyczącej wypłaconych wynagrodzeń: imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą). Teczka personalna powinna mieć 3 części, dzielące dokumenty na:
Jakie ewidencje i rejestry prowadzić?
- związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
- dotyczące stosunku pracy (nawiązania i przebiegu zatrudnienia),
- związane z ustaniem stosunku pracy.
W teczce osobowej powinny się znaleźć m.in.:
- ewidencja czasu pracy,
- ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację).
Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca winien tworzyć rejestr:
- wypadków przy pracy,
- przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby,
- czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza
Od stycznia 2019 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Jest to zmiana, dzięki która pozwoli zneutralizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych.
System HRappka to kompletny system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej i o wiele więcej! HRappka to również CRM, system do rekrutacji oraz system kadrowo – płacowy. Przenieś wszystkie swoje dokumenty do chmury i zarządzaj nimi gdziekolwiek jesteś. Wypróbuj 14-dniowy okres próbny i zobacz jakie to proste!
Źródło: PIP