Dział HR – jaka jest jego rola?

HR to skrót od angielskiego wyrażenia „human resources" i oznacza zarządzanie zasobami ludzkimi. Co kryje się pod tym stwierdzeniem? Obowiązki i kompetencje działów HR są bardzo szerokie i obejmują zarówno obszary miękkie, takie jak zatrudnienie pracowników, motywacja pracowników czy organizowanie szkoleń, jak i obszary formalne – związane z dokumentacją i zatrudnieniem.

W dużej części organizacji, dział HR odpowiedzialny jest za rekrutację, wdrożenie nowych pracowników, kontakt pomiędzy pracownikami a kierownictwem oraz jednocześnie zarządzanie sprawami kadrowymi i administracyjnymi.

Nie każda firma posiada dział HR, natomiast większe organizacje wyodrębniają dział miękkiego HR, od działu kadr i płac. Czym zajmuje się dział HR? Jaka jest jego rola i jakie stanowiska zajmują pracownicy działów HR? Jaka jest różnica między miękkim HR a twardym? Zapraszamy do lektury.

>> Przetestuj bezpłatnie system do obsługi wszystkich procesów HR

Dział HR – definicja

HR, czyli human resources lub human resources management to inaczej zarządzanie zasobami ludzkimi. Dział HR w organizacji bywa nazywany działem personalnym lub działem kadr – choć niekiedy bywają to różne departamenty.

Zadania działu HR koncentrują się wokół rekrutacji, onboardingu pracowników, motywowania pracowników, dbania o kulturę organizacji, szkolenia, zarządzenia benefitami pracowniczymi, a także pełnią funkcję łącznika między pracownikami a przełożonymi i zarządem firmy. Bywa, że dział HR odpowiedzialny jest również za sprawy kadrowe, takie jak zarządzanie dokumentacją pracowniczą oraz zatrudnienie pracowników.

Czym zajmuje się dział HR?

Dział zarządzania zasobami ludzkimi odpowiedzialny jest za szeroko rozumianą komunikację z pracownikami. W zależności od wielkości i rodzaju organizacji nazywany może być również działem personalnym, działem kadr czy działem zarządzania kapitałem ludzkim (Human Capital Management).

Można powiedzieć, że zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje cały proces życia pracownika w organizacji. Zaczynając od rekrutacji, po zatrudnienie, rozliczenia, komunikację z kandydatem, szkolenia i odejście pracownika z firmy.

Rekrutacja

Rekrutacja to nie „tylko" wrzucenie prostego ogłoszenia na portale pracy i media społecznościowe. Poszukiwanie jak najlepszych i wartościowych talentów może być długotrwałym procesem, który zaczyna się na długo przez skonstruowaniem oferty o pracę.

Sourcing kandydatów (dotarcie do biernych kandydatów, którzy aktualnie nie poszukują pracy), gruntowana rozmowa z hiring managerem o potrzebach organizacji, właściwie dobrana komunikacja z kandydatami i odpowiednio skonstruowany formularz aplikacyjny to tylko jedne z niewielu wyzwań, przed jakimi stoją pracownicy HR. To, w jaki sposób zostanie przygotowany proces rekrutacji, wpłynie nie tylko na jakość pozyskanych CV, ale również na pozytywne candidate experience osób aplikujących.

Następnie wybór najlepszych kandydatów spośród wielu aplikacji, umawianie rozmów rekrutacyjnych i udzielanie informacji zwrotnych – nawet jedna większa rekrutacja oznacza ogrom obowiązków dla rekruterów. Bardzo pomocnym, oszczędzającym czas i automatyzującym pracę rozwiązaniem dla działów HR jest dedykowany system ATS. Dzięki niemu działy HR sprawnie poprowadzą każdy rodzaj rekrutacji – np. masowe, na stanowiska niższego i wyższego szczebla, a także przyspieszą i podniosą jakość komunikacji z kandydatami.

Czytaj więcej: Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

Onboarding

Wciąż wiele organizacji zapomina o tym, jak ważne jest odpowiednie wdrożenie pracownika w nowe obowiązki. Nawet najlepszy i dopasowany pracownik, ale niewłaściwie zaopiekowany, na początku pracy może szybko zniechęcić się i odejść. Nie można zapominać, że dobrze poprowadzony onboarding pracowników zwiększa szansę utrzymania ich aż o 82%.

Działy HR mają przed sobą wyzwanie, aby odpowiednio powitać i wdrożyć pracownika w nowe obowiązki. To na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za komunikację z kandydatem, welcome packi, wyznaczenie buddiego, który pomoże nowej osobie, przekazanie informacji o organizacji, kulturze pracy i wiele innych.

W jaki sposób dział personalny może usprawnić swoją pracę? Automatyzacja procesu onboardingu, automatyczne dodawanie uniwersalnych procesów wdrożeniowych, testy wiedzy, filmiki i ankiety – na te potrzeby odpowie program do onboardingu pracownika.

Czytaj więcej: Onboarding pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć oraz Ankieta entry interview

Rozwój i szkolenia

Potrzeby organizacji i zapotrzebowanie na konkretne umiejętności mogą się dynamicznie zmieniać. Nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest zatrudnianie nowej osoby, a w wielu przypadkach dział HR może zadbać o rozwój pracowników wewnątrz organizacji. Analiza potrzeb szkoleniowych, potencjału dostępnych już talentów, a następnie organizacja dopasowanych do potrzeb szkoleń i kursów to nieocenione wsparcie od działu HR.

Pozwala to nie tylko na zwiększenie wydajności pracy dostępnych już pracowników, ale również wspomaga ich pozytywne doświadczenia, buduje motywację do pracy, zwiększa zaangażowanie i przywiązanie do pracodawcy oraz sprzyja efektywnej pracy.

Czytaj więcej: Analiza potrzeb szkoleniowych. Zaplanuj szkolenia w organizacji.

Monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników

Okresowe oceny pracownicze to moment zarówno na podsumowanie wyników danego pracownika i działów, jak i zbadanie poziomu zadowolenia pracowników z pracy oraz ewentualnych ich potrzeb. Ewaluacja pracownicza bada zadowolenie z pracy, motywację, możliwości danych osób, co przekładać może się na ewentualne plany wobec danych pracowników, premie czy zmiany w zakresie obowiązków.

To ważny moment dla działów HR, ponieważ starannie zaplanowana ocena pracownicza pomoże określić cele i potrzeby organizacji na kolejne miesiące pracy.

Czytaj więcej: Ocena okresowa pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć.

Dbałość o kulturę organizacji

Praca działu HR polega również na tworzeniu bezpiecznej przestrzeni i dbałości o kulturę pracy. Im większa jest organizacja, tym większa różnorodność pracowników i przełożonych. Może rodzić to nieporozumienia i konflikty. W pracy HR-owca niezwykle ważna jest umiejętność rozwiązywania sytuacji problemowych, wprowadzania zasad i jasna ich komunikacja.

Pracownicy powinni wiedzieć, że pracownik działu HR jest osobą dyskretną, odpowiedzialną i pomocną, która powinna dbać o interesy obu stron – pracownika i pracodawcy.

Pracownicy działów HR starają się również pamiętać o ważnych momentach dla firmy, spotkaniach integracyjnych czy organizacji świąt i uroczystości.

Czynności kadrowo-administracyjne

Zarządzanie zasobami ludzkimi wiąże się również ze wszystkimi obowiązkami kadrowo-administracyjnymi. Zatrudnienie nowego pracownika, dopilnowanie jego dokumentacji, właściwe przechowywanie akt osobowych, monitorowanie czasu pracy, decydowanie o urlopach pracowniczych i terminowe rozliczenia pracowników, to również obowiązki działów HR. W większych organizacjach część kadrowo-płacowa często jest wyodrębnionym, oddzielnym departamentem działu HR, natomiast w mniejszych firmach bywa, że znajomość zagadnień kadrowo-płacowych spoczywa na tych samych osobach, które odpowiedzialne są za inne obszary HR.

Czytaj więcej: Program kadrowo-płacowy – najważniejsze obszary.

Obsługa pracowników i ich zapytań do działu kadr

Odpowiadanie na potrzeby pracowników bywa czasochłonnym zadaniem w codziennej pracy HRowca. Składanie wniosków urlopowych, wniosków o zmianę nazwiska, zapytania o urlop, czy składanie wniosków o wydanie zaświadczeń można jednak sprawnie zautomatyzować. Samoobsługa pracownicza staje się coraz bardziej popularna i jest świetnym sposobem na poprawę efektywności działu HR. Pracownicy posiadający zdalny dostęp do systemu ze swoimi danymi osobowymi sami mogą sprawdzić najpotrzebniejsze dla nich elementy (np. ilość wykorzystanego i dostępnego urlopu, szczegóły umowy, paski płacowe, PITy) oraz mogą zgłosić urlop czy potrzebę zaświadczenia o zatrudnieniu, czy o zarobkach.

Miękki HR

• rekrutacja
  • planowanie procesów rekrutacji
  • sourcing kandydatów
  • tworzenie ofert pracy
  • selekcja CV
  • umawianie i prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych
• wdrażanie nowych pracowników (onboarding)
• dbanie o pozytywne candidate experience i employer branding
• ocena okresowa pracowników
• motywowanie pracowników
• określanie ścieżek rozwoju pracowników
• zapewnianie szkoleń i kursów
• tworzenie, ogłaszanie i koordynowanie przestrzegania zasad i regulaminów organizacji
• rozwiązywanie konfliktów i sytuacji problemowych
• offboarding (exit enterview)

Twardy HR

• podpisywanie umów z pracownikami
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
• ewidencja czasu pracy, koordynacja wniosków urlopowych (np. elektroniczne wnioski urlopowe)
• rozliczanie pracowników
• wypłacanie ekwiwalentu za urlop
• rozwiązywanie umów
• wysyłka odpowiednich dokumentów do Urzędu Skarbowego i ZUS

Jakie wyróżniamy stanowiska w działach HR?

W zależności od tego, jak rozbudowany jest dział zasobów ludzkich w firmie, tak wyglądać będzie ilość i złożoność stanowisk. W dziale HR (human resources) wyróżnić możemy takie stanowiska jak np:

• Dyrektor ds personalnych
• HR Business Partner
• Analityk HR
• HR manager
• Doradca personalny
• Specjalista ds. rekrutacji
• Kierownik działu kadr
• Specjalista ds. płac
• Specjalista ds. szkoleń
• Specjalista do spraw komunikacji
• Asystent ds. personalnych
• Inspektorzy ds. BHP

Program do obsługi wszystkich procesów HR – w jednym miejscu

Dział HR, czy nawet wyodrębniony dział kadr odpowiedzialny jest za wiele procesów związanych zasobami ludzkimi w organizacji. Zadbanie o każdy obszar (zarówno o miękki HR jak i twardy HR) bywa czasochłonne, a powtarzanie tych samych czynności potrafi generować błędy. Z pomocą przychodzi program do obsługi wszystkich procesów HR. Dzięki niemu specjalista ds. rekrutacji, specjalista ds. personalnych, kierownik ds. kadr i płac oraz inne osoby z działów HR mogą skoncentrować się na najważniejszych kwestiach.

Automatyzacja procesu rekrutacji, ewidencji czasu pracy, czy elektroniczne wnioski urlopowe i automatyczne rozliczenia pracowników – system HRappka potrafi o wiele więcej!

Czytaj więcej

• Sztuczna inteligencja w działach HR
• Program do ewidencji czasu pracy – 5 najważniejszych funkcjonalności
• Baza kandydatów do pracy. Zarządzanie kandydatami

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace