Legalizacja pracowników z Ukrainy przez Agencję Pracy Tymczasowej

Legalizacja pracowników z Ukrainy w 2021 r. związana jest z dodatkowymi formalnościami dla Agencji Pracy Tymczasowej. Aby zatrudnić pracownika, należy spełnić szereg wymagań oraz dopilnować zgodności wszystkich dokumentów legalizacyjnych. Rekrutacja pracowników z Ukrainy powinna zaczynać się od decyzji, w oparciu o jaki rodzaj zatrudnienia na terytorium Polski będziemy aplikować. Do wyboru mamy standardowe zezwolenie o pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.

Wyrobienie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Jeżeli agencja zatrudnia obcokrajowców spoza Unii Europejskiej, to musi się liczyć z dodatkowymi formalnościami. Obywatela Ukrainy zatrudnić można na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które potocznie nazywamy uproszczoną procedurą legalizacji zatrudnienia. Na podstawie oświadczenia obywatel Ukrainy pracować może maksymalnie 6 miesięcy w przeciągu kolejnych 12 miesięcy. Oświadczenie składa pracodawca, poprzez złożenie wniosku w Powiatowym Urzędzie Pracy lub przez stronę www.gov.pl.

Jeżeli pracodawca chciałby przedłużyć tę współpracę, to powinien złożyć w Urzędzie Wojewódzkim odpowiedni wniosek o zezwolenie na pracę.

Należy pamiętać, że oprócz zezwolenia na pracę cudzoziemiec musi posiadać tytuł pobytowy w Polsce. Legalne zatrudnianie cudzoziemców możliwe jest tylko w przypadku legalnego pobytu (wiza, zezwolenie na pobyt czasowy).

Zawarcie pisemnej umowy z cudzoziemcem

Na podstawie informacji zawartych w złożonym zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu należy zawrzeć z cudzoziemcem umowę. Obowiązkiem pracodawcy jest przetłumaczenie umowy na język cudzoziemca i przedstawienie mu umowy w języku, który cudzoziemiec rozumie (zapisy muszą być dla niego w pełni zrozumiałe). Dlatego najlepiej posiadać dwujęzyczny szablon umowy. Dane na umowie muszą zgadzać się z danymi podanymi na oświadczeniu, czy zezwoleniu na pracę. Należy pamiętać, że zatrudnianie cudzoziemców poprzez agencję pracy tymczasowej zobowiązuje agencję skierować obcokrajowca do pracodawcy i miejsca pracy określonego w dokumencie legalizacji zatrudnienia i na określonych w tym dokumencie warunkach. Na koniec kopię sporządzonej umowy należy przekazać cudzoziemcowi.

Udostępnienie cudzoziemcowi jednej kopii oświadczenia lub zezwolenia na pracę

Po otrzymaniu zezwolenia na pracę cudzoziemca, czy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi należy przekazać mu jeden egzemplarz dokumentu legalizacji pracy. Na tej podstawie może on wnioskować o np. pobyt czasowy.

Pracodawca ma natomiast obowiązek gromadzić i przechowywać akta osobowe cudzoziemca (kopie wizy, paszportu, karty pobytu, dokumentów legalizujących pracę), na takich samych warunkach jak polskich pracowników. Może robić to w tradycyjny sposób – papierowy lub wygodniejszy i bezpieczniejszy – w postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Informowanie cudzoziemca o wszystkich działaniach dotyczących jego pozwolenia na pracę

Obcokrajowiec musi być poinformowany o wszystkich działaniach, które dotyczą sytuacji jego legalizacji jego pobytu, czy pracy. Przede wszystkim jest to decyzja o wydaniu dokumentu legalizacji w celu wykonywania pracy, jego przedłużeniu, odmowie wydania, czy uchyleniu wydania.

Zatrudnianie cudzoziemców na umowę o pracę

Należy pamiętać, że zatrudniając cudzoziemców powinno się wynagradzać ich adekwatnie do stawek Polaków – na tym samym stanowisku. Jeżeli pracodawca płaci cudzoziemcom mniej niż rodakom, jest to uznawane za dyskryminację i wiązać może się z karami finansowymi. Obowiązują nas analogiczne zasady jak podczas zatrudniania obywateli Polski – zatrudnianie cudzoziemców wymaga pisemnego zawarcia umowy, a jeśli praca spełnia warunki, w których powinna być zawarta umowa o pracę, nie należy zawierać umów cywilnoprawnych. Należy również przestrzegać ustalonego w umowie czasu pracy, wynagrodzenia oraz przepisów BHP.

Zatrudnianie cudzoziemców: obowiązki agencji względem urzędu

Agencja ma 7 dni, żeby poinformować wojewodę o:

  • zmianie siedziby, miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu,
  • zmiany właściciela zakładu pracy (całego lub części),
  • sytuacji, w której cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące lub zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę (zawiadomienie o podjęciu / niepodjęciu pracy).

Pomoc w zakresie zatrudniania cudzoziemców

Jeżeli zatrudniasz obcokrajowców, zobacz jak możesz usprawnić swoją pracę z systemem HRappka, z którym szybko wygenerujesz wszystkie dokumenty potrzebne do legalizacji zatrudnienia i pobytu obcokrajowców. Co więcej, nasz system poinformuje Cię o kończącej się ważności wiz, zezwoleń, czy oświadczeń obcokrajowców. Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców z HRappką jest intuicyjna i znacznie prostsza.

Przeczytaj również:


Wszelkie zasady dotyczące zatrudniania obcokrajowców w Polsce reguluje Ustawa o Promocji Zatrudnienia i Instytucjach Rynku Pracy. Najprostszym sposobem na zatrudnienie Ukraina jest złożenie oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Po jego otrzymaniu należy upewnić się, że nasz pracownik posiada wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy. Agencja ma obowiązek poinformować PUP o rozpoczęciu zatrudnienia, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

Zatrudniaj osoby z zagranicy jeszcze szybciej i łatwiej!

  • Generowanie zezwoleń o pracę
  • Prowadzenie kartoteki pracowników
  • Ostrzeżenia i przypomienia

Testuj 14 dni bez opłat!