Legalizacja pracowników z Ukrainy przez Agencję Pracy Tymczasowej

Legalizacja pracowników z Ukrainy związana jest z dodatkowymi formalnościami dla Agencji Pracy Tymczasowej. Aby zatrudnić pracownika, należy spełnić szereg wymagań oraz dopilnować zgodności wszystkich dokumentów legalizacyjnych. Zatrudnienie Ukraińca powinno zaczynać się od decyzji, w oparciu o jaki rodzaj zatrudnienia na terytorium Polski będziemy aplikować. Do wyboru mamy standardowe zezwolenie o pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Przy zatrudnianiu cudzoziemców musimy pamiętać o tym, by ich pobyt na terytorium RP był legalny.

Aktualizacja: w następstwie wejścia w życie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy (ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa).

Testuj bez opłat moduł legalizacji zatrudnienia cudzoziemców >>

Wyrobienie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Jeżeli agencja zatrudnia obcokrajowców spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, to musi się liczyć z dodatkowymi formalnościami. Obywatela Ukrainy zatrudnić można na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które potocznie nazywamy uproszczoną procedurą legalizacji zatrudnienia (bez konieczności uzyskania standardowego zezwolenia na pracę).

Oświadczenie musi zostać złożone przez pracodawcę lub agencję pracy w Urzędzie Pracy. W przypadku spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego będzie to powiatowy urząd pracy.

Pracodawca może zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy na okres nie dłuższy niż 24 miesiące niezależnie od tego czy cudzoziemiec pracował lub pracuje na podstawie oświadczenia. Oświadczenie składa pracodawca, poprzez złożenie wniosku w Powiatowym Urzędzie Pracy lub przez stronę www.praca.gov.pl.

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, pracodawca informuje urząd w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca.

Należy pamiętać, że oprócz zezwolenia na pracę cudzoziemiec musi posiadać tytuł pobytowy w Polsce. Legalne zatrudnianie cudzoziemców możliwe jest tylko w przypadku legalnego pobytu (wiza, zezwolenie na pobyt czasowy).

Zawarcie pisemnej umowy z cudzoziemcem

Na podstawie informacji zawartych w złożonym zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu należy zawrzeć z cudzoziemcem umowę. Obowiązkiem pracodawcy jest przetłumaczenie umowy na język cudzoziemca i przedstawienie mu umowy w języku, który cudzoziemiec rozumie (zapisy muszą być dla niego w pełni zrozumiałe). Dlatego najlepiej posiadać dwujęzyczny szablon umowy. Dane na umowie muszą zgadzać się z danymi podanymi na oświadczeniu, czy zezwoleniu na pracę. Należy pamiętać, że zatrudnianie cudzoziemców poprzez agencję pracy tymczasowej zobowiązuje agencję skierować obcokrajowca do pracodawcy i miejsca pracy określonego w dokumencie legalizacji zatrudnienia i na określonych w tym dokumencie warunkach. Na koniec kopię sporządzonej umowy należy przekazać cudzoziemcowi.

Udostępnienie cudzoziemcowi jednej kopii oświadczenia lub zezwolenia na pracę

Po otrzymaniu zezwolenia na pracę cudzoziemca, czy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi należy przekazać mu jeden egzemplarz dokumentu legalizacji pracy. Na tej podstawie może on wnioskować o np. pobyt czasowy. Wydanie zezwolenia pracownikowi to obowiązek pracodawcy.

Pracodawca ma natomiast obowiązek gromadzić i przechowywać akta osobowe cudzoziemca (kopie wizy, paszportu, karty pobytu, dokumentów legalizujących pracę), na takich samych warunkach jak polskich pracowników. Może robić to w tradycyjny sposób – papierowy lub wygodniejszy i bezpieczniejszy – w postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Informowanie cudzoziemca o wszystkich działaniach dotyczących jego pozwolenia na pracę

Obcokrajowiec musi być poinformowany o wszystkich działaniach, które dotyczą sytuacji jego legalizacji jego pobytu, czy pracy. Przede wszystkim jest to decyzja o wydaniu dokumentu legalizacji w celu wykonywania pracy, jego przedłużeniu, odmowie wydania, czy uchyleniu wydania.

Zatrudnianie cudzoziemców na umowę o pracę

Należy pamiętać, że zatrudniając cudzoziemców, powinno się wynagradzać ich adekwatnie do stawek Polaków – na tym samym stanowisku. Jeżeli pracodawca płaci cudzoziemcom mniej niż rodakom, jest to uznawane za dyskryminację i wiązać może się z karami finansowymi. Obowiązują nas analogiczne zasady jak podczas zatrudniania obywateli Polski – zatrudnianie cudzoziemców wymaga pisemnego zawarcia umowy, a jeśli praca spełnia warunki, w których powinna być zawarta umowa o pracę, nie należy zawierać umów cywilnoprawnych. Należy również przestrzegać ustalonego w umowie czasu pracy, wynagrodzenia oraz przepisów BHP. Obowiązuje tu również zasada mówiąca, że każdy pracownik, niezależnie od kraju pochodzenia musi zarabiać przynajmniej minimalne wynagrodzenie.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy

W następstwie wejścia w życie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy (ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa).

Cudzoziemiec może pracować na podstawie powiadomienia, jeżeli jest on obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium RP lub jest obywatelem Ukrainy, który wjechał legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej  z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi. Powiadomienie składa pracodawca w terminie 14 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca. Powiadomienie składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl.

Warto zauważyć, że pracę obywatela Ukrainy, który wjechał do Polski ze względu na działania wojenne, można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Dla pozostałych obywateli Ukrainy dotychczas obowiązujące przepisy pozostają bez zmian i można również podejmować pracę na podstawie oświadczeń, czy zezwoleń na pracę.

Zatrudnianie cudzoziemców: obowiązki agencji względem urzędu

Agencja ma 7 dni, żeby poinformować wojewodę o:

• zmianie siedziby, miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu,
• zmiany właściciela zakładu pracy (całego lub części),
• sytuacji, w której cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące lub zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę (zawiadomienie o podjęciu / niepodjęciu pracy).

Pomoc w zakresie zatrudniania cudzoziemców

Jeżeli zatrudniasz obcokrajowców, zobacz jak możesz usprawnić swoją pracę z systemem HRappka, z którym szybko wygenerujesz wszystkie dokumenty potrzebne do legalizacji zatrudnienia i pobytu obcokrajowców. Co więcej, nasz system poinformuje Cię o kończącej się ważności wiz, zezwoleń, czy oświadczeń obcokrajowców. Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców z HRappką jest intuicyjna i znacznie prostsza.

Czytaj więcej:

• Jak zatrudnić cudzoziemca w 2024? Poradnik krok po kroku.
• Jak zatrudnić obywatela Ukrainy w 2024?
• Dwujęzyczna umowa zlecenie polsko-ukraińska – omówienie
• Zatrudnienie obywatela Ukrainy – omówienie specustawy
• Legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce
• Zezwolenie na pracę cudzoziemca – typy zezwoleń
• Test rynku pracy – kiedy jest wymagany?
• Delegowanie cudzoziemców do pracy za granicą
• Zawód wymagający wysokich kwalifikacji – cudzoziemcy
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• PIT-11 czy IFT? Jak rozliczyć cudzoziemca