Czym jest portal pracowniczy? #
Portal pracowniczy to dostęp pracowników do systemu HRappka, w którym (w zależności od uprawnień) mogą mieć dostęp do:
- swoich danych i zgłoszenia ich aktualizacji,
- wybranych załączników na swoim profilu
- grafiku pracy (w tym zgłaszania godzin pracy / nieobecności, podglądu spotkań, zaplanowanych szkoleń)
- informacji o dostępnym i wykorzystanym urlopie
- nieobecności osób z tego samego zespołu
- listy swoich umów
- listy swoich wynagrodzeń (paski wynagrodzeń)
- listy przedmiotów (np. benefitów pracowniczych, potrąceń, zwrotów)
- listy szkoleń, na które pracownik jest zapisany i bazy szkoleń, na które może się zapisać
- procesów onboardingu, które możemy mu udostępnić
- listy swoich zgłoszeń (m.in. zgłoszenia innowacji, zaświadczenia, mobbingu)
- bazy wiedzy – dokumentów, które udostępnimy pracownikom
Zobacz, w jaki sposób możesz stworzyć pracownikowi konto. Instrukcje dla pracowników, dotyczące obsługi portalu pracowniczego znajdziesz tutaj.
Poniższy artykuł zawiera informacje o konfiguracji dostępów pracowników do portalu pracowniczego.
Przed udostępnieniem portalu pracownikom warto skonfigurować aspekty systemu, które są z nim bezpośrednio związane. Wpłynie to na jakość pracy i prawidłowy przepływ informacji.
1. Zbuduj strukturę i ustal przełożonych pracowników #
Stwórz działy (Pracownicy > Działy) i ustal przełożonego działów. Wskazana osoba lub grupa osób będzie domyślnym przełożonym pracowników posiadających bieżącą umowę z danym działem/Klientem. Co więcej, na każdym pracowniku można również zmienić przełożonego.
Jeżeli pracownik nie będzie miał ustalonego przełożonego, system przy przydzielaniu zgłoszeń pracowników w pierwszej kolejności przydziela zgłoszenia przełożonemu zdefiniowanemu na profilu działu/Klienta. Gdy na profilu działu/Klienta nie został zdefiniowany przełożony, wtedy system wysyła zgłoszenie do opiekuna zdefiniowanego w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > „W przypadku braku przełożonego kieruj informację do".
2. Ustawienia dotyczące zgłoszeń wpisów grafikowych przez pracownika (opis poszczególnych ustawień znajdziemy w niebieskich tooltipach). #
Rodzaje wpisów i zgłoszeń które może zgłosić pracownik z portalu pracowniczego możemy skonfigurować w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy :
- W sekcji Rejestracja czasu pracy przez pracownika dostępne są opcje:
- „Rodzaje wpisów dostępne do zgłoszenia przez pracownika„, gdzie możemy wybrać rodzaje wpisów, które będzie mógł zgłosić pracownik z poziomu swojego konta w portalu pracowniczym
-
- „Typy nieobecności dostępne do zgłoszenia przez pracownika„, gdzie możemy wybrać jakie typy nieobecności może zgłosić pracownik z poziomu swojego konta. Dostępne są wszystkie typy nieobecności.
-
- „Pokaż pracownikowi wybór stawki podczas zgłaszania godzin pracy z poziomu portalu pracownika (wartość stawki nie będzie widoczna)" umożliwia wybór stawki przez pracownika podczas zgłaszania godzin pracy.
- W sekcji „Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika" możemy zdefiniować jakie rodzaje zgłoszeń będą dostępne dla pracownika, oraz jakie osoby lub grupy powinny zostać powiadomione o wybranym rodzaju zgłoszeniu.
Jeżeli chcemy aby na portalu pracowniczym wyświetlane były otwarte rekrutacje, to w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy należy włączyć opcję „Prezentuj otwarte rekrutacje na kontach pracowniczych„. Następnie wybrać widget, który ma być wyświetlany pracownikom (wybór widgetu pozwala zawęzić wyświetlane rekrutacje, np. jedynie na takie z wybranymi tagami, więcej informacji o widgetach dostępnych jest tutaj).
- Ponadto, poniżej istnieje możliwość zdefiniowania domyślnych uprawnień użytkownika, które będą włączone podczas tworzenia konta pracownika w systemie. Włączyć możemy:
- Podgląd danych osobowych
- Podgląd umów
- Podgląd grafiku
- Podgląd wynagrodzenia i wypłaty
- Podgląd załączników
- Podgląd przedmiotów
- Jeżeli udostępnimy pracownikowi proces onboardingu lub zaprosimy na szkolenie – na jego koncie pojawią się zakładki onboarding oraz szkolenia, ze szczegółami udostępnionych obiektów.
4. Ustawienia dotyczące udostępniania pracownikom plików #
Aby udostępnić pracownikom plik z “Bazy wiedzy”, należy wybrać konkretny plik i kliknąć przy nim przycisk “Edytuj”. W wyświetlonym oknie należy zdefiniować widoczność.
Analogicznie, gdy użytkownik dodaje na profilu pracownika plik w systemie, w polu dodawania może zaznaczyć w polu “Widoczny dla ról” – pracownik.
5. Konfiguracja pól widocznych dla pracownika w zakładce jego danych osobowych. #
Pola, które mają być widoczne dla pracownika w zakładce jego dane można skonfigurować w Ustawienia > Formularze > Pracownicy > w kolumnie „Pole widoczne dla pracownika„.
6. Udostępnianie pracownikowi załączników z jego profilu #
Aby plik, który dodaliśmy w sekcji Załączniki na profilu pracownika, był dla niego widoczny w sekcji „Załączniki" w menu, należy na liście załączników na pracowniku, w kolumnie „Widoczny dla" kliknąć na ikonę ołówka i w polu „Widoczny dla ról" włączyć również rolę „Pracownik".
7. Tworzenie konta pracownika z poziomu profilu pracownika #
Aby stworzyć konto pracownika w portalu pracowniczym, należy przejść do jego profilu w HRappce, a następnie w sekcji “Konta pracownika” po prawej stronie, należy wybrać “Utwórz konto”.
Wyświetlone zostanie pole z edycją uprawnień dla tworzonego konta, należy je uzupełnić:
a) E-mail – adres e-mail pobrany zostanie z profilu pracownika.
Ważne! Po utworzeniu konta, na wskazany adres e-mail, pracownik otrzyma wiadomość z prośbą o ustawienie hasła w systemie. Wskazany e-mail będzie później służył do logowania do systemu.
b) Kolejno należy uzupełnić pola “Język użytkownika”, “Dostęp pracownika do firm”, “Zastosuj uprawnienia do firm” (pola odnoszące się do firm mają zastosowanie przy wielofirmowości, gdy pracownik jest udostępniany na więcej niż jednej firmie).
W polu “Rola” konieczne jest pozostawienie opcji “pracownik”.
Pola “Dozwolone adresy IP” oraz “Przypnij do obecnej grupy” są opcjonalne.
c) Finalnie konieczne jest określenie uprawnień użytkownika, zakres uprawnień opisany jest w niebieskich tooltipach przy poszczególnych sekcjach.
Tworzenie konta pracownika podczas dodawania pracownika do systemu #
Podczas dodawania pracownika systemu HRappka, możesz automatycznie stworzyć mu konto pracownicze. Opcja „Konto pracownika” musi być włączona. Po zapisaniu pracownika, konto pracownika zostanie utworzone zgodnie z domyślnymi uprawnieniami kont pracowniczych, zdefiniowanych w Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Portal pracowniczy, opcja Domyślne uprawnienia pracownika. Edycja uprawnień w tym miejscu spowoduje, że analogiczne uprawnienia będą nadawane pracownikom podczas tworzenia kont pracowniczych podczas dodawania pracownika do systemu:
Zobacz, w jaki sposób możesz stworzyć pracownikowi konto. Instrukcje dla pracowników, dotyczące obsługi portalu pracowniczego znajdziesz tutaj.