E-dokumentacja pracownicza – informacje podstawowe #
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej).
Na dokumentację pracowniczą składają się:
- akta osobowe oraz
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Pracodawca ma możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej traktowana jest na równi z dokumentacją pracowniczą prowadzoną w formie papierowej.
Akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D, E i obejmują:
- część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji
- część B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
- część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
- część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach
- część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
Znajdują się tam, takie dokumenty jak:
- w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
- w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
- umowę o pracę
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
- zakres czynności (zakres obowiązków)
- potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
- dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
- dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
- dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
- w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
- w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
- w części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
- informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
- informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
E-dokumentacja pracownicza – praca w systemie HRappka #
W naszym systemie istnieje możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
E-dokumentacja znajduje się na profilu każdego pracownika – po przejściu w Pracownicy > Lista pracowników > Dany pracownik, kliknięciu w ikonę „spinacza" znajdującą się w prawej części top panelu, a następnie kliknięciu przycisku „E-dokumentacja".
Dodawanie elementów do E-dokumentacji #
Aby dodać dokumenty do E- dokumentacji pracowniczej należy wybrać opcję “Dodaj Załącznik” znajdującą się po prawej stronie:
Podczas dodawania załącznika mamy możliwość wybrania jego kategorii. Po wybraniu kategorii załącznika system automatycznie przyporządkuje dokument do właściwej teczki.
Po dodaniu pierwszego załącznika w E- dokumentacji Pracownika pojawi się pełny podgląd akt osobowych. Pod nazwą danej teczki znajduje się również lista oświadczeń lub dokumentów, które są do niej przyporządkowane.
Dokumenty do systemu możemy również dodawać poprzez zaznaczenie i przeciągnięcie wybranych plików na ekran systemu.
Automatyczne rozpoznawanie kategorii załącznika pozwala automatycznie kategoryzować dokumenty podczas importu.
Czytaj więcej:
Mamy również możliwość zarchiwizowania dokumentów. Oznacza to, że wybrane dokumenty nie zostaną usunięte, ale nie będą się pojawiać na liście e-dokumentacji. Aby uzyskać dostęp do zarchiwizowanych dokumentów należy w filtrze wybrać opcję „Pokaż archiwalne".
Przycisk „Akcje" – czynności na e-dokumentacji
W tabeli e-dokumentacji znajduj się kolumna „Akcje", która zawiera opcje:
- Pobierz
- Kopiuj
- Edytuj
- Wyślij – wysyłka e-mail
- Podgląd
- Pobierz XML – możliwość pobrania pliku zgodnie ze specyfikacją techniczną, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
- Podpis kwalifikowany
Podpis dokumentów podpisem kwalifikowanym #
Aby skutecznie prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej, pracodawca potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W systemie mamy taką możliwość zaznaczając wybrane dokumenty następnie wybierając opcję “podpisz pliki podpisem kwalifikowanym” lub wybierając konkretny dokument, klikając „Akcje" i wybierając „Podpis kwalifikowany".
Czytaj więcej:
Wysyłka E-dokumentacji do pracownika #
Aby wysłać załącznik do podpisu, należy zaznaczyć dany dokument, następnie kliknąć przycisk “Akcje” > Wyślij:
Podczas wysyłki mamy możliwość zaznaczenia:
- wymagaj zgód – mamy możliwość wyboru zgód, które pracownik powinien udzielić przed pobraniem pliku (zgody konfigurujemy w Ustawienia > Zgody > Lista zgód)
- wymagaj podpisu – wysyłka załącznika z możliwością podpisania go przez pracownika (opcję konfigurujemy w Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Podpis elektroniczny)
Dostęp pracownika do E-dokumentacji #
Pracownik na swoim Portalu Pracowniczym może posiadać dostęp do swojej e-dokumentacji.
Widoczność oraz możliwość pobrania dokumentów możemy włączyć:
- podczas edycji załącznika w opcji „Widoczny dla ról" i „Możliwość pobrania dla ról":