Jeżeli w zakładce PIT Pracowników (Deklaracje > PIT Pracowników) deklaracje posiadają status „Potwierdzona” oznacza to, że możemy przekazać je pracownikom. W systemie można to zrobić na dwa sposoby:
- automatycznie przekazać PIT-11/IFT-1R przy pomocy portalu pracowniczego,
- lub przesłać drogą mailową na adres podany przez pracownika w systemie.
Przekazanie deklaracji przy pomocy portalu pracowniczego #
Jest to najprostszy i najszybszy sposób przekazania deklaracji pracownikowi. Po odpowiedniej konfiguracji ustawień i zaakceptowaniu przez Urząd Skarbowy dokumentu system automatycznie udostępni PIT-11 lub IFT-1R na portalu pracowniczym w zakładce „Deklaracje„.
Aby deklaracja mogła być dostępna na portalu pracowniczym muszą zostać spełnione jednocześnie trzy warunki:
- Pracownik musi posiadać portal pracowniczy. Instrukcja jak dodać konto pracownikowi znajduje się tutaj.
- W systemie musi być włączona funkcjonalność udostępniania deklaracji na profilu pracownika (Ustawienia > Moduły > Pracownicy > Portal pracowniczy > Udostępnij deklarację PIT-11/IFT-1R na profilu pracownika).
- Deklaracja musi posiadać status „Potwierdzona”. Każda inny status uniemożliwia wyświetlenie deklaracji na profilu.
Wysłanie deklaracji drogą mailową #
W zakładce „Do wysłania do pracowników” (Deklaracje > PIT Pracowników > Do wysłania do pracowników) znajdują się deklaracje, które mogą zostać wysłane do pracowników. Aby wysłać wybrane dokumenty mailem należy zaznaczyć pojedyncze (lub wszystkie) deklaracje i kliknąć przycisk „Wyślij do pracowników”. Jeżeli chcesz wysłać wszystkie deklaracje widoczne na liście wybierz przycisk „Wyślij masowo do pracowników”.
Wyświetlone zostanie okno dialogowe, w którym zdecydujemy czy chcemy podpisać dokument podpisem kwalifikowanym i jakich wymagamy zgód. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Pobieranie deklaracji przez pracownika #
Aby pobrać udostępnioną deklarację PIT-11 lub IFT-1R należy zalogować się do swojego Portalu Pracowniczego i wybrać z bocznego menu zakładkę Deklaracje. W kolejnym kroku należy wybrać przycisk „Pobierz”.
W oknie zostanie wyświetlony komunikat ze zgodą na wysyłkę deklaracji drogą elektroniczną. Jeżeli pracownik posiada aktualną zgodę, system nie wyświetli ponownej prośby o akceptację i pobierze dokument w formacie PDF.
W przypadku wysyłki deklaracji drogą mailową należy zalogować się do swojej skrzynki mailowej i odnaleźć wiadomość zatytułowaną „Deklaracja od firmy [nazwa firmy]”. W wiadomości znajduje się wirtualny przycisk wraz z linkiem prowadzącym do strony, na której będzie można pobrać dokument. Wybieramy go i przechodzimy na stronę z deklaracją.
Wpisujemy w odpowiednie pole swój numer PESEL i pobieramy udostępnioną deklarację.