W systemie HRappka istnieje możliwość definiowania ścieżek akceptacji wpisów grafikowych w zależności od rodzaju wpisu grafikowego. Pozwalają odwzorować flow zarządzania nieobecnościami i godzinami pracowników w firmie poprzez zdefiniowanie osób lub grup, które powinny akceptować wybrane rodzaje wpisów grafikowych lub otrzymywać informacje o zgłoszeniu nieobecności / godzin pracy przez pracownika.
Dla przykładu, raportowane godziny pracy oraz urlop wypoczynkowy może akceptować przełożony, a kadry dostają informację o zgłoszeniu, a chorobowe oraz urlopy macierzyńskie mogą akceptować kadry, ale przełożony otrzymuje informacje o zgłoszeniu. Istnieje również możliwość stworzenia wielu etapów akceptacji oraz informacji. Ilość kroków w ścieżce jest nieograniczona. Definiowanie ścieżek dostępne jest w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy.
Definiowanie ścieżki #
Aby dodać ścieżkę, należy kliknąć w „Dodaj ścieżkę”. Następnie należy wybrać jakich wpisów grafikowych dotyczy ścieżka. Do wyboru mamy godziny pracy oraz wszystkie typy nieobecności.
Przykładowe możliwości zastosowania:
-
- wpis grafikowy może akceptować przełożony/wybrana osoba/grupa
-
- po jego akceptacji, wpis może zaakceptować kolejna osoba/grupa
-
- kolejna osoba/grupa może dostać informację o zgłoszonym przez pracownika wniosku.
Definiowanie kroków #
Należy wybrać typ kroku:
-
- Akceptacja – ten krok wysyła maila o zgłoszeniu pracownika oraz zgłoszenie jest dostępne do zaakceptowania na dashboardzie akceptującego. Zgłoszenie należy zaakceptować. Jeżeli zgłoszenie nie będzie zaakceptowane, codziennie rano system wyśle powiadomienie o niezaakceptowanych wpisach. Po zaakceptowaniu, pracownik dostanie informacje o akceptacji / odrzuceniu jego zgłoszenia
-
- Informacja – ten krok wysyła powiadomienie o zgłoszeniu wpisu grafikowego przez pracownika bez możliwości akceptacji.
Uwaga! jeżeli ścieżka nie zawiera kroku akceptacji – wpis zostanie automatycznie zaakceptowany i zostanie wysłana informacja o akceptacji do pracownika.
Po wyborze typu kroku należy zdefiniować kto ma akceptować wpis / otrzymywać informację o zgłoszeniu (Pole „Kto”).
Jeżeli w kroku o typie „Akceptacja” wybierzemy więcej niż jedną osobę (np. grupę lub wielu użytkowników), to poniżej pojawi się opcja „Akceptacja przez wszystkich”. Gdy jest ona wyłączona, do przejścia etapu wymagana jest jedynie zgoda jednej osoby ze wszystkich akceptujących. Jeżeli opcja jest włączona – wszyscy akceptujący będą musieli zaakceptować etap wnioskowania.
Jeżeli ścieżki akceptacji wniosków urlopowych nie są zdefiniowanie, ścieżka utworzy się automatycznie – zgodnie z dotychczas obowiązującą regułą akceptującym będzie przełożony pracowników (dotychczas Opiekun pracowników), skonfigurowany na profilu Klienta / Działu, z którym powiązany jest pracownik. Jeżeli będą Państwo korzystać z pola „Przełożony” na profilu pracownika, to on będzie przypisany jako osoba akceptująca urlop pracownika.
Jeżeli pracownik nie ma skonfigurowanego przełożonego na swoim profilu ani na dziale/Kliencie (z którym jest powiązany), powiadomienie o zgłoszeniu do akceptacji otrzymają osoby ustawione w polu Domyślny przełożony pracowników (w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy). Jeżeli pole jest puste, powiadomienie otrzyma pierwszy administrator firmy.