Przed rozpoczęciem tworzenia onboardingu przeanalizuj potrzeby Twojej firmy:
- Przemyśl, ile procesów onboardingu potrzebujesz w firmie. Mogą to być zarówno onboardingi ogólne – pasujące do każdego stanowiska w firmie lub stricte stanowiskowe, dopasowane do wybranych stanowisk bądź działów.
- Przemyśl treść procesów onboardingu. Podziel go na kroki i sekcje.
Przygotowanie danych pozwoli Ci sprawnie stworzyć definicje onboardingu w systemie HRappka!
Onboarding pracownika biurowego – przykład #
Na początku rozpisz kroki, na jakie powinno zostać podzielone wdrożenie pracownika biurowego.
Nasza propozycja zawiera Wstęp, Strukturę firmy, Stanowisko, Wewnętrzne zasady, Biuro, Narzędzia i dostępy, Procesy firmowe oraz Podsumowanie.
Powitanie #
W tym miejscu możesz powitać nowego pracownika, przedstawić opis Twojej firmy, produktu, czy usługi, która będzie przedmiotem jego pracy. To taka piguła wiedzy na najważniejsze tematy związane z organizacją pracy.
Pamiętaj, że dodając slajdy możesz zdecydować o ich układzie. Do wyboru masz pole tekstowe, załącznik (np. regulamin), ankieta (np. zadowolenie pracownika po onboardingu), test (np. test wiedzy po zakończonym onboardingu) lub video.
Struktura firmy #
Powiedz pracownikowi, jak wygląda struktura w Twojej organizacji. Z doświadczenia wiemy, że najlepiej sprawdza się schemat w postaci „drzewa".
Stanowisko #
Przedstaw pracownikowi jego stanowisko, tak szczegółowo jak jest to możliwe. Wskaż zakres obowiązków, zasady rozwoju, awansów i premii.
Wewnętrzne zasady #
Tu możesz zawrzeć wszystkie informacje o zasadach pracy, jakie obowiązują w organizacji.Co na przykład?
Godziny pracy, przerw, możliwości pracy stacjonarnej, zdalnej i hybrydowej. Jeżeli w organizacji czas pracy jest rejestrowany, w tym miejscu zamieść instrukcję, w jaki sposób się to odbywa.
W tym miejscu możesz powiedzieć również, w jaki sposób odbywa się wnioskowanie o urlop oraz zgłaszanie innych przerw w pracy.
Biuro #
Wskaż lokalizację biura, dostępne parkingi, najdogodniejszy dojazd. Możesz załączyć mapę pomieszczeń oraz miejsce pracy pracownika.
Narzędzia i dostępy #
W tym miejscu umieść wszystkie informacje na temat narzędzi, których będzie używać pracownik. Określ zasady użytkowania firmowego sprzętu oraz zgłaszania zapotrzebowań, czy usterek.
Jeżeli pracownik korzystać będzie z określonych systemów, powiedz, w jaki sposób otrzyma odpowiednie loginy i hasła.
Powiedz, w jaki sposób pracownicy komunikują się między sobą.
Procesy firmowe #
Opisz procesy, jakie występują w Twojej organizacji. Możesz podzielić je na grupy, np:
- Główne (zakupowe, usługowe, czy produkcyjne)
- Zarządcze (zasady działania organizacji)
- Pomocnicze (zarządzanie zasobami ludzkimi, transport, zarządzanie infrastrukturą)
Podsumowanie #
Podziękuj pracownikowi za przejście przez cały proces wdrożenia. Onboarding możesz zakończyć ankietą, w której pracownik może ocenić jakość i sposób wdrożenia. To niezwykle cenna informacja zwrotna, dzięki której możesz udoskonalić swój proces onboardingu.
Zapraszamy do zapoznania się również z przykładowym szkoleniem BHP w module onboardingu.