Proces weryfikacji kosztów w dużej firmie bywa czasochłonny i często problematyczny. Szczególnie, gdy faktury muszą przejść przez kilka osób, by zostać zatwierdzone i opłacone.
System HRappka umożliwia tworzenie dedykowanych procesów workflow, dzięki którym osiągniesz:
- automatyzację procesów i budowanie przepływu pracy w firmie,
- zwiększenie efektywności przepływu informacji,
- monitorowanie procesów na każdym etapie,
- porządek, przejrzystość i bezpieczeństwo.
Kroki w systemie: #
1. Dodawanie faktury do systemu #
Po włączeniu modułu workflow przez pracownika systemu HRappka.pl, fakturę (skan lub pdf) można wstawić do systemu przeciągając plik z komputera do HRappki, w okno „Proces weryfikacji kosztu".
2. Wysyłanie pliku na serwer #
Po zapisaniu, plik zostanie wysłany na serwer i system rozpocznie OCR faktury. Po zakończeniu procesu, utworzy się nowa faktura, a ty otrzymasz powiadomienie (systemowe i mailowe) informujące o zakończeniu procesu i możliwości weryfikacji poprawności danych faktury.
W ustawieniach istnieje również możliwość scalenia wszystkich pozycji na fakturze do jednej pozycji.
3. Przetwarzanie faktury na liście procesów #
Listę procesów i ich statusy możesz sprawdzić w zakładce Organizacja pracy > Zadania > Procesy. Należy poczekać, aż zakończy się „Przetwarzanie przez OCR" w kolumnie „Aktualny krok". Jeżeli status nie ulega zmianie należy odświeżyć stronę.
4. Weryfikacja poprawności #
Z listy procesów, z kolumny powiązanie (klikając w nr faktury) należy przeprowadzić proces weryfikacji zgodności danych. Jest to bardzo proste ponieważ po lewej stronie zobaczymy dane przeniesione do systemu, a faktura widoczna jest po prawej stronie.
Jeżeli dane są poprawne należy kliknąć przycisk „Zakończ proces".
5. Edycja kroków #
Z poziomu listy procesów istnieje możliwość przepięcia kroku weryfikacji do innego pracownika lub grupy pracowników, zmiany kroku (cofnięcia) oraz zakończenia procesu. W tym celu należy skorzystać z przycisków znajdujących się nad tabelą.
Po zakończeniu procesu faktura znajdzie się w Faktury > Koszty.
Natomiast płatności związane z daną fakturą, wraz z możliwością wysłania przelewu dostępne będą w Płatności > Zobowiązania.
6. Budowanie przepływu faktur #
Umożliwiamy zbudowanie spersonalizowanego, automatycznego procesu przepływu faktur dopasowanego do potrzeb Twojej firmy (np. aby faktury były wystawiane przez 1 osobę, a weryfikowane / zatwierdzane /opłacane przez inne osoby (lub grupy).
W celu włączenia modułu OCR faktur lub zbudowania przepływu faktur w systemie HRappka.pl skontaktuj się z nami.