Podstawowa instrukcja konfiguracji i działania elektronicznych wniosków urlopowych

Dodanie działów pomoże Ci odwzorować strukturę firmy i na jej podstawie stworzyć ścieżki akceptacji nieobecności.

W kolejnym kroku, podczas dodawania pracowników będziesz mógł ich przypisać do działów.

Aby dodać dział, w menu, w sekcji Pracownicy, wejdź w „Działy" i kliknij w „+ Dodaj dział".

W menu, w sekcji Pracownicy, kliknij w „+ Dodaj pracownika".

Podczas dodawania pracownika zwróć uwagę na pola, które mogą mieć wpływ na wnioski urlopowe:

• Dział / Klient – uzupełnij to pole, aby pracownik został przypisany do działu / Klienta
• Szczegóły wykształcenia i Doświadczenie zawodowe – jeżeli uzupełnisz te pola, to na ich podstawie system automatycznie będzie obliczał staż pracy i na tej podstawie ustawi wymiar urlopu (np. wymiar 26 dni po 10 latach stażu). Uwaga! Wpisz tylko doświadczenie pracownika poza Twoją firmą, które może mieć wpływ na wymiar urlopu. Doświadczenie w Twojej firmie dodasz w sekcji Urlopy.
• Konto pracownicze (pod Adres e-mail) – możesz odrazu założyć pracownikowi konto pracownicze aby mógł się zalogować i mieć dostęp do swoich danych.  Na tym etapie nie włączaj konta pracownikowi, włączymy je razem na końcu tej instrukcji.

Po zapisaniu pracownika, przejdź do sekcji Umowy na profilu pracownika. Dodaj tam umowy obecne i zakończone umowy z pracownikiem. Jest to ważne do obliczenia przysługującego pracownikowi urlopu.

Aby sprawdzić wymiar urlopu przejdź do sekcji Grafik na profilu pracownika.

Po prawej stronie, w sekcji Nieobecności pojawi się roczny wymiar urlopu i wymiar urlopu proporcjonalny do czasu trwania umowy.

Jeżeli chcesz dodać pracownikowi dni urlopu (np. przenieść je z poprzedniego roku) lub odjąć dni urlopu, które pracownik już wykorzystał skorzystaj z przycisku „Korekta" w sekcji Nieobecności i przejdź do zakładki „Korekta".

Możesz też zdefiniować w ustawieniach niestandardowy wymiar urlopu dla wybranych typów umów (np dla UOP, czy B2B).

Więcej informacji znajduje się w bazie wiedzy.

To od Ciebie zależy, jakie typy nieobecności będą mogli zgłaszać pracownicy.

Dla przykładu, jeżeli planujesz zintegrować HRappkę z ZUS PUE  (aby chorobowe same się importowały, więcej tutaj), możesz skonfigurować system tak, aby pracownicy mogli zgłaszać jedynie urlopy (lub ich wybrane rodzaje).

Rodzaje nieobecności dostępne dla pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika.

W HRappce istnieje możliwość definiowania ścieżek akceptacji wpisów grafikowych w zależności od rodzaju wpisu grafikowego.

Ścieżki pozwalają odwzorować flow zarządzania nieobecnościami i godzinami pracowników w firmie poprzez zdefiniowanie osób (np. przełożonych działów) lub grup, które powinny akceptować wybrane rodzaje zgłaszanych przez pracowników wniosków urlop.

W naszej bazie wiedzy znajduje się artykuł dedykowany tej funkcjonalności.

O ścieżkach akceptacji wniosków urlopowych, Kuba z HRappki nagrał dedykowany film:

Aby pracownicy mogli zgłaszać nieobecności, muszą posiadać konta pracownicze.

W Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Domyślne uprawnienia pracownika skonfigurujesz domyślne uprawnienia do portalu pracowniczego. Dzięki temu,  już na etapie dodawania pracownika do systemu możesz utworzyć konto pracownicze i będzie miało domyślnie ustawione uprawnienia.

Aby pracownik mógł zgłaszać nieobecności wymagany jest dostęp do opcji „Grafik (podgląd, zgłaszanie wpisów grafikowych)." Jest on domyślnie włączony, razem z innymi opcjami, jak dostęp do danych osobowych, czy załączników.

Zweryfikuj swoje potrzeby i określ domyślne uprawnienia użytkowników.

Wskazówka: Domyślnie określone uprawnienia możesz zmieniać i każdy pracownik może mieć inne uprawnienia. W Ustawieniach > Pracownicy > Pracownicy możesz dodawać / edytować dostępy pracowników i użytkowników.

• Jeżeli pracownik już jest dodany do systemu ale nie ma dostępu do portalu pracownika, stworzysz konto przechodząc na profil pracownika. W sekcji „Konto pracownika” należy kliknąć w „Utwórz konto”. Będziesz mógł wybrać uprawnienia pracownika. Pamiętaj – aby zgłaszać nieobecności, musi mieć włączone uprawnienie do grafiku. Po zapisaniu dostępu, pracownik otrzyma maila z danymi do zalogowania się.
• Podczas dodawania pracowników do systemu, konto pracownicze stworzysz zaznaczając checkbox „Utwórz konto pracownicze”, znajdujący się pod e-mailem pracownika. Wtedy konto stworzy się automatycznie zgodnie z domyślnymi uprawnieniami, które ustawiłeś w poprzednim kroku.
• Na tym etapie warto przemyśleć, czy poza wnioskami urlopowymi chcesz wykorzystać portal pracownicy do innych celów, jak np. wgląd i zgłaszanie zmiany danych osobowych, dostęp do przedmiotów, umów, wynagrodzeń, czy rekrutacji. O wszystkich elementach portalu pracowniczego opowie Ci HRappkowicz Kuba:

Po zalogowaniu do systemu, na dashbordzie pracownika pojawi się kalendarz, który pozwali na zgłaszanie wpisów grafikowych (nieobecności lub godzin pracy).  Pracownik ma wgląd w istniejące już na kalendarzu wpisy.

Po kliknięciu na dany dzień, pracownik może samodzielnie zgłosić nieobecność, klikając na wybrany dzień w kalendarzu i wybierając „Nieobecność”:

Po zgłoszeniu godzin pracy lub nieobecności przez pracownika zostaną one dodane do kalendarza w formie wpisu oznaczonego przerywaną linią wraz z symbolem megafonu – tj. zgłoszenia.

Po zgłoszeniu wniosku przez pracownika, do użytkownika odpowiedzialnego za akceptację zgłoszenia, przydzielone zostanie zadanie akceptacji wniosku. Opiekun dostaje również notyfikację mailową. Z poziomu emaila oraz zadania może on odrzucić lub zaakceptować wpisy:

Dodatkowo, otwarte zgłoszenia pracowników prezentowane są na dashboardzie akceptującego. Z tego poziomu również istnieje możliwość ich zaakceptowania lub odrzucenia.

Na profilu pracownika, w sekcji Grafik, również pojawi się informacja o zgłoszeniach pracownika do akceptacji.

Gdy zgłoszenie pracownika zostanie zaakceptowane, pracownik otrzyma powiadomienie mailowe o akceptacji zgłoszenia. Tło wpisu na kalendarzu pracownika zmieni kolor na zielony.

Oczywiście, instrukcja znajduje się w naszej bazie wiedzy: https://hrappka.pl/pomoc/baza-wiedzy/obsluga-portalu-pracowniczego/

Raport wykorzystanych urlopów pracownika można znaleźć w Raporty > Raport urlopów i ekwiwalentów.

Pola widoczne na profilach obiektów (działów / pracowników / umów) skonfigurujesz w Ustawieniach > Formularze.

Tak, HRappka obsługuje niestandardowy wymiar urlopu w zależności od rodzaju umowy (m.in. UOP, B2B, UZ). Taki urlop skonfigurujesz w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Niestandardowy wymiar urlopu.

Tak, pracownicy mogą zobaczyć nieobecności swoich współpracowników, pracujących w tym samym dziale na dashboardzie pracownika, widocznym po zalogowaniu. Opcję „Prezentuj nieobecności Zespołu pracownika" włączysz w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy.

Możesz również zintegrować nasz systemem z komunikatorem Slack, aby system wysyłał powiadomienia o nieobecnościach i/lub urodzinach pracowników na wybranym przez Ciebie kanale. Dowiedz się więcej >>

Po zalogowaniu do portalu pracownika, na dashboardzie, w sekcji „Nieobecności" pracownik ma wgląd do swojego stanu urlopowego (wykorzystany urlop / ogólny dostępny urlop) i z tego poziomu również może zaplanować urlop:

Co więcej, w zakładce „Zespół" pracownik może również sprawdzić nieobecności swoich współpracowników (powiązanych z tym samym działem / Klientem co pracownik).

Opcję wglądu w nieobecności zespołu można włączyć/wyłączyć w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Prezentuj nieobecności Zespołu pracownika. Przełożony pracownika, poza datą nieobecności, będzie widział również typ nieobecności (urlop, chorobowe).

Oczywiście, użytkownik / administrator może się przełączyć na portal pracownika klikając w swoje imię i nazwisko w prawym gównym rogu i wybierając opcję „Portal pracowniczy". Z poziomu portalu pracowniczego, analogicznie można wrócić na portal użytkownika.

Należy przejść do profilu pracownika, wejść w zakładkę Grafik, a następnie w „Szczegóły nieobecności” (po prawej stronie).
Kolejno należy przejść do sekcji „Szczegóły i korekta” i tam odczytać liczbę dni w „Urlop przeniesiony”.

Rodzaje wpisów grafikowych dostępne dla pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika.

Nie, w systemie HRappka płacisz jedynie za użytkowników i administatorów systemu.

Za dostęp pracowników do portalu pracowniczego nie jest naliczana dodatkowa opłata, jednak w wybranych pakietach mogą wystąpić limity kont pracowniczych. Na wszystkie pytania odpowie Twój opiekun.