Stworzoną w systemie umowę można wysłać do podpisu pracownika oraz użytkowników (ze strony pracodawcy).
1. Konfiguracja podpisu elektronicznego umowy #
Podpis elektroniczny możemy skonfigurować w Ustawienia > Moduły > Pracownicy, w sekcji Podpis elektroniczny umów.
Ustawienia podpisu elektronicznego w systemie HRappka
- W polu „Podpis w imieniu firmy" należy wybrać kto ma podpisywać umowę ze strony pracodawcy / zleceniodawcy – czy ma to być osoba wysyłająca umowę, czy inni użytkownicy w systemie. Będą oni domyślnie zaznaczeni podczas wysyłania umowy do podpisu przez pracownika.
- W „Automatycznie podpisuj w imieniu firmy" spowoduje, że system automatycznie podpisze umowę przez wybrane osoby podczas wysyłki umowy do pracownika. Jeżeli ta opcja nie będzie zaznaczona, wybrani użytkownicy, którzy powinni podpisać umowę ze strony pracodawcy otrzymają maila z prośbą o podpisanie umowy.
- Zaznaczona opcja „Domyślnie wymagaj podpisu wysłanych plików" spowoduje, że pracownicy będą musieli podpisywać wysyłane im załączniki.
- Opcja „Test treści, oświadczenie przed podpisaniem, proszę o podpisanie umowy" to treść którą zobaczy pracownik któremu wyślemy umowę do podpisu.
- Opcja „Dziękuję za podpis" to treść którą zobaczy pracownik po podpisaniu umowy.
2. Wysyłka umowy do podpisu pracownika #
Po wygenerowaniu umowy (w Pracownicy > Umowy lub Pracownicy > Profil pracownika > Umowy) należy przejść do zakładki Wyślij do podpisu:
Po kliknięciu w „Wyślij do podpisu" otworzy się okno, które umożliwi konfigurację wysyłki.
W załącznikach domyślnie załączona jest umowa. Klikając „Pokaż inne załączniki" istnieje możliwość dodania innych załączników powiązanych z pracownikiem.
- W podpisz ze strony {Nazwa firmy} istnieje możliwość konfiguracji kto będzie podpisywał umowę ze strony pracodawcy / zleceniodawcy. Domyślnie wstawieni użytkownicy są zdefiniowani w Ustawieniach (patrz punkt 1).
- W wyślij do podpisu dla wstawiony jest pracownik, któremu wysyłamy umowę.
- W wyślij z szablonu możemy wybrać szablon emaila (jeżeli mamy skonfigurowany w Ustawieniach > Wydruki).
- Tytuł wiadomości to tytuł maila do pracownika
- Treść wiadomości to treść maila do pracownika
Po skonfigurowaniu wysyłki należy kliknąć „Wyślij„. Pracownikowi zostanie wysłany mail z linkiem do umowy:
Po wejściu w link pracownik będzie mógł wyświetlić umowę, zaznaczyć oświadczenie i ją podpisać.
- Jeżeli pracownik podpisze umowę, operator automatycznie otrzyma emaila z informacją o podpisaniu umowy wraz z listą podpisów (nie ma możliwości konfiguracji powiadomienia – zostanie ono zawsze wysłane)
- Do wygenerowanej i podpisanej umowy zostanie załączona lista podpisów z danymi osób podpisujących i datami.
- Umowę zawsz można wycofać z podpisu
- Jeżeli umowa nie została jeszcze podpisana, jest możliwość wycofania jednego z użytkowników (w przypadku, gdy do podpisu zobowiązane są więcej niż 2 osoby)
Status podpisania umowy #
Po wysłaniu umowy status podpisów możemy śledzić na profilu umowy w zakładce Podpisy. Historia wyświetleń i podpisów znajduje się w zakładce Historia podpisów.
Podpis elektroniczny przez platformę Autenti #
System HRappka zintegrowany jest z dostawcą usług zaufania – Autenti. Dzięki platformie użytkownik może podpisywać umowy:
- podpisem elektronicznym
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Przeczytaj więcej o tej możliwości: Integracja z Autenti
Jednostronny podpis elektroniczny #
W systemie HRappka istnieje również możliwość jednostronnego podpisu elektronicznego załączników (tylko przez pracownika/Klienta) – więcej informacji znajduje się tutaj.