Status w systemie HRappka umożliwia kategoryzowanie danych. Pozwala podzielić obiekty w systemie na etapy. Na przykładzie kandydata można przypisać mu statusy takie jak: Nowy, Zaproszony na rozmowę HR, Zaproszony na rozmowę techniczną, Zaakceptowany czy Odrzucony. Statusy można dowolnie tworzyć i konfigurować tak, aby odzwierciedlały procesy w firmie.
Po ustawieniu odpowiednich statusów możemy w łatwy sposób filtrować oczekiwane grupy z poziomu list w systemie.
Film instruktażowy:
Podstawowa konfiguracja #
Aby dodać interesujące nas statusy należy kliknąć na ikonę menu w prawym górnym rogu, a następnie wybrać Ustawienia > Konfiguracja > Statusy. Po lewej mamy całą listę modułów którym możemy przypisać statusy. Aby wybrać daną kategorie należy na nią kliknąć. Aby dodać nowy status należy nacisnąć zielony przycisk plus, znajdujący się po prawej stronie, podać nazwę statusu oraz wybrać odpowiedni kolor. Dla przykładu – statusom negatywnym można przypisywać kolor czerwony. Przeciągając status mamy możliwość ustawienia kolejności statusów, w jakiej będą wyświetlane w systemie na listach wyboru.
Konfiguracja wymagalności pól w zależności od statusu #
W systemie istnieje możliwość konfiguracji wymagalności pól formularzy z zależności od statusu. Aby to zrobić, należy przejść do ustawień formularzy (Konfiguracja > Formularze > Klienci/ Pracownicy/ Kandydaci).
Przykład: Na profilu pracownika pole „Osoba kontaktowa w razie wypadku” może być wymagana do uzupełnienia jedynie gdy pracownik ma status „Pracuje”.
Ustawienia dostępności statusów #
Korzystając z ustawień widoczności „widoczne dla” możemy przyporządkować status do konkretnego użytkownika lub grupy, ograniczając tym samym pozostałym użytkownikom możliwość przydzielenia tego statusu. W ustawieniach widoczności „widoczne gdy” możemy również określać zależności pomiędzy statusami, np. jeżeli przy statusie 'Aktywny’ na pracowniku w miejscu „widoczne gdy” ustawimy status „kandydat”, wówczas status 'Aktywny’ zostanie wyświetlony na liście statusów pracownika tylko w sytuacji gdy pracownik ma ustawiony status „Kandydat”. Obie opcje pozwalają na budowanie przepływu pracy, szczególnie w firmach z większą ilością pracowników biurowych z wydzielonymi rolami (takimi jak rekrutacja, zatrudnianie, opieka).
Ustawienie statusu aplikacji i statusu systemowego #
Ustawiając wybrany status kandydatury definiujemy jaki status ma zostać przydzielony do pracownika w sytuacji wyboru statusu kandydatury. Pozwala to np. w sytuacji kiedy na pracowniku ustawimy status zweryfikowany negatywnie, wszystkie jego kandydatury mogą otrzymać status odrzucona.Jeżeli przy statusie pracownika ustawimy status systemowy „Nieaktywny” lub „Nie zatrudniać” pracownik nie będzie otrzymywał powiadomień i nie będzie brany pod uwagę przy generowaniu przypomnień. Po zakończonej konfiguracji należy pamiętać o zapisaniu ustawień. Analogiczną konfigurację możemy przeprowadzić w pozostałych modułach aplikacji.
Aby rozjaśnić Państwu kwestie związane z dodawaniem statusów, zachęcamy do obejrzenia filmu instruktażowego:
Statusy systemowe #
Statusy systemowe mogą mieć wpływ na automatyczne akcje wykonywane w systemie:
| Obiekt w systemie | Status systemowy | Zastosowanie |
| Pracownicy | Nieaktywny / Nie zatrudniać | Pracownik nie będzie brany pod uwagę przy generowaniu przypomnień. |
| Pracownicy | Aktywny | Możliwość skonfigurowania zmiany statusu pracownika na status o statusie systemowym Aktywny po rozpoczęciu umowy. Konfiguracja jest możliwa w Ustawienia > Konfiguracja > Statusy > Pracownicy/Kandydaci w sekcji „Zmiany statusów pracowników„. |
| Rekrutacje | Aktywna / Stała | Rekrutacja pojawi się na widgecie rekrutacyjnym. |
| Rekrutacje | Planowana / Zakończona / Wycofana | Rekrutacja nie pojawi się na widgecie rekrutacyjnym i formularz aplikacyjny nie będzie dostępny dla kandydatów. |
| Zezwolenia | Decyzja pozytywna / Archiwalne | Zezwolenia, które chcemy uwzględnić w wyliczaniu daty legalizacji pobytu oraz zatrudnienia cudzoziemca muszą posiadać Status systemowy: Decyzja pozytywna / Archiwalne (oraz obywatelstwo pracownika musi być inne niż polskie). Wyjątek: W przypadku dokumentów Wniosek o wydanie pozwolenia o pobyt tymczasowy/stały/rezydenta długoterminowego UE oraz rejestracja pobytu obywatela UE, do wyliczania dat wystarczy status systemowy Wniosek złożony. |
| Umowa | Aktywna | Możliwość skonfigurowania zmiany statusu umowy na status o statusie systemowym Aktywny po rozpoczęciu umowy. Konfiguracja jest możliwa w Ustawienia > Konfiguracja > Statusy > Umowy w sekcji „Zmiany statusów umów„> „Zmieniaj status umowy po jej rozpoczęciu„. Możliwość zdefiniowania innego statusu dla każdego typu umowy. |
| Umowa | Nieaktywna | Możliwość skonfigurowania zmiany statusu umowy na status o statusie systemowym Nieaktywny po zakończeniu umowy. Konfiguracja jest możliwa w Ustawienia > Konfiguracja > Statusy > Umowy w sekcji „Zmiany statusów umów„> „Zmieniaj status umowy po jej zakończeniu„. Możliwość zdefiniowania innego statusu dla każdego typu umowy. |
| Umowa | Oczekuje na podpis / Podpisana / Odrzucona / wycofana / Błąd podpisu | Statusy mogą się automatycznie zmieniać w zależności od statusu umowy wysłanej do podpisu przez pracownika poprzez podpis elektroniczny. Generowanie zgłoszeń do ZUS/zadania dla Kadrowej nie jest możliwe w tych statusach. Wymagane statusy:Aktywna, Nieaktywna, Podpisana Umowy o tych statusach pomijane są w raportowaniu godzin pracy i podczas rozliczenia pracownika. |
| Aplikacje | Zaakceptowana | Statusy aplikacji powiązane ze statusem systemowym Zaakceptowany mogą powodować automatyczne zakończenie rekrutacji, jeżeli ilość miejsc na rekrutacji jest równa ilości aplikacji o statusie systemowym zaakceptowany oraz jeżeli w Rekrutacja > Po aplikowaniu przez kandydata lub w ustawieniach rekrutacji włączona jest opcja „Automatycznie zamknij rekrutację po zaakceptowaniu wymaganej liczby kandydatów„. |
| Aplikacje | Wszystkie statusy | Możliwość skonfigurowania statusu systemowego aplikacji, która stworzy automatyczne powiązanie kandydata z klientem (jeżeli jest to aplikacja na rekrutację dla Klienta). Konfiguracja jest dostępna w Ustawienia > Konfiguracja > Statusy > Aplikacje > Opcja „Dodaj powiązanie z Klientem”. |
