Wydruki / szablony dokumentów w systemie: Pytania i odpowiedzi

Wydruki w systemie HRappka to dokumenty wielokrotnego użytku, które w odpowiednim momencie automatycznie zostają uzupełnione prawidłowymi danymi pracownika, agencji czy firmy. Możemy w prosty sposób dodawać własne umowy, aby wykorzystywać je później w różnych modułach systemu.

Dodawanie nowego wydruku #

#

• Wejdź w Ustawienia > Szablony > Wydruki. Znajduje się tu lista wszystkich dostępnych w systemie wydruków.
• Kliknij w „Dodaj nowy wydruk”.
• Uzupełnij nazwę wydruku oraz wybierz typu wydruku.

Edycja treści #

(Uwaga! Przy pracy z wydrukiem zalecamy korzystanie z opcji pełnoekranowej)

Jeśli posiadamy tekst wydruku przygotowany np. w programie Word,  możemy wkleić go w oknie edytora. Treść należy odpowiednio sformatować.

Edytor umożliwia nam min.:

• zmianę wielkości czcionki,
• kursywę i pogrubienie,
• ustawienie justowania tekstu,
• stworzenie listy wypunktowanej.

Często aby uzyskać odpowiedni układ tekstu będziemy musieli wstawić tabelkę – szczególnie przy tworzeniu pól do podpisów obu stron umowy, które mogą się rozjeżdżać, jeżeli nie użyjemy tabeli.

Dodawanie logo lub grafiki do wydruku #

Aby treść dokumentu wzbogacić plikiem graficznym musi być on wpierw dostępny w systemie w załącznikach. W tym celu należy skopiować jego adres oraz użyć opcji wstawienia zdjęcia. Możemy też dostosować jego rozmiar.

Zmienne systemowe #

System tworząc dokument zastępuje wstawione w dokument zmienne rzeczywistymi danymi firmy, klienta, pracownika czy umowy. Aby wstawić w treść dokumentu zmienną, należy ustawić kursor w odpowiednim miejscu, kliknąć prawym przyciskiem myszy – uruchomi się wtedy menu kontekstowe z dostępnymi elementami. Wybieramy interesujący nas element, np. sekcję „Umowa dane podstawowe” oraz „Numer umowy”. Możemy też pożądaną zmienną wpisać ręcznie np. {%imię%}, jednak należy pamiętać by jej nazwa była zgodna z listą dostępnych zmiennych, widocznych poniżej. System umożliwia nam definiowanie oprócz treści dokumentu – również nagłówka oraz jego stopki. Nagłówek pojawi się powyżej a stopka poniżej dokumentu, na każdej jego stronie.

Gdy nasz wydruk jest gotowy, należy go zapisać.  Aby zobaczyć efekt naszej pracy możemy skorzystać z przycisku „Pobierz przykład”.

Jak edytować wzór wydruku? #

Aby edytować wzór wydruku, należy przejść do sekcji Ustawienia> Szablony > Wydruki i wybrać interesujący nas wzór wydruku.

W przypadku generatora mPDF i Pupeeter możliwa jest bezpośrednia edycja wydruku w oknie z treścią.
twardym (bez udziału systemu, w programie Word), a następnie zaimportować go ponownie korzystając z przycisku „Przeglądaj”.

Jak dodać własny wzór wydruku na symulacji wynagrodzenia? #

W pierwszej kolejności należy dodać własny wzór wydruku o typie Symulacja wynagrodzenia (Ustawienia >Szablony > Wydruki > Dodaj nowy wydruk.

Następnie po przejściu na Rozliczenia > Kalkulator wynagrodzeń, po wybraniu odpowiednich parametrów wyliczających wynagrodzenie należy wybrać dodany wcześniej wzór wydruku o typie Symulacja rozliczenia.

Jak dodać własny wzór badania lekarskiego i wczytać go na pracowniku? #

W celu dodania własnego wzoru badania lekarskiego należy przejść w Ustawienia > Szablony > Wydruki > Dodaj nowy wydruk. Należy nazwać wydruk wypełniając pole „Nazwa” oraz wybrać typ „Badania lekarskie”. Pole „Treść” należy wypełnić treścią, które później będzie służyć jako szablon wydruku. W odpowiednich miejscach wydruku można wstawić zmienne dane, np. z kategorii „Dane pracownika” oraz „Zezwolenia”.

Po zapisaniu badania lekarskiego należy kliknąć „Pobierz”. Można wtedy wybrać z jakiego wzoru wydruku wczyta się badanie lekarskie.

Jak dodać własny wzór/wydruk rachunku? #

• Własny wzór rachunku można dodać w Ustawienia > Szablony > Wydruki > Dodaj nowy wydruk.
• W Ustawienia > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rozliczenia pracowników > Rachunki, listy płac, faktury, w polu Wzór rachunku, należy wybrać wzór rachunku, który ma się generować: Domyślny lub Własny. Wydruk ten będzie używany, kiedy w ustawieniach klienta nie wybrano wzoru rachunku.
• Wydruk rachunku można ustawić również na Kliencie, wchodząc w CRM >Klienci > profil klienta, i z panelu wybierając ikonę zębatki z menu po prawej stronie (), a następnie w sekcji Rozliczenia pracowników, w polu Wzór rachunku należy wybierając wzór rachunku.

Jak dodać wydruk w word/doc do systemu? #

Aby dodać wydruk w Word, należy przejść do Ustawień > Szablony > Wydruki, następnie kliknąć w Dodaj nowy wydruk.

Podczas dodawania wydruku:

• w polu Generator wydruków należy wybrać „Plik DOC (Word)”,

• w polu Wybierz plik, należy wybrać z komputera plik.

Dlaczego wydruk generuje się w formacie doc? #

W Ustawienia > Szablony > Wydruki, podczas dodawania lub edycji wydruku, w polu Generator wydruków można wybrać format wydruku.
Jeżeli został wybrany typ DOC, to wydruk zostanie wygenerowany w tym formacie. W przypadku pozostałych opcji wydruk będzie w formacie PDF.

Jak wygenerować wydruk dowolnej treści dla wielu pracowników? #

Należy przejść na listę pracowników, zaznaczyć interesującą nas grupę pracowników checkboxami i następnie wybrać Więcej opcji > Wydruk > Dowolnej treści. Wybieramy właściwy szablon.

Co zrobić, żeby na wydruku umowy zaciągały się informacje o pracowniku? #

Należy podczas dodawania wydruku wykorzystać tzw. „znaczniki systemowe”. Mają one budowę {%…%}, a ich lista dostępna jest pod edytorem tekstowym w sekcji dodawania wydruku.
Po dodaniu ich do treści wydruku, odpowiednie dane z pól systemowych będą prezentowane na wydruku umowy lub każdym innym szablonie.

Jak wykonać wydruk KW? #

Aby wykonać Wydruk KW dla wynagrodzenia pracownika, należy przejść do Płatności > Zobowiązania, zaznaczyć określoną płatność, a następnie kliknąć „Zapłać niezapłacone” i oznaczyć płatność jako zapłaconą, a w typie płatności wybrać gotówkę. Następnie należy zaznaczyć płatność, w zakładkach na górze wybrać Więcej opcji > Wydruk KW.

Znacznik wydruków w systemie #

Znaczniki dostępne w wydrukach znajdziesz podczas tworzenia dokumentu, na dole strony w sekcji „Znaczniki”, która jest podzielona na sekcje tematyczne, aby odnalezienie znacznika było prostsze.

W celu wyszukania znacznika, sugerujemy korzystanie z funkcji wyszukiwania w przeglądarce (CTRL + F).