Obecnie moduł automatyzacji dostępny jest w wersji pilotażowej dla wybranej grupy klientów. Wdrożenie funkcjonalności dla wszystkich Klientów zostało zaplanowane na maj 2024. O dokładnej dacie wdrożenia będziemy informować w newsletterze.
Funkcjonalność automatyzacji umożliwi definiowanie działań, które będą wykonywane automatycznie w odpowiedzi na skonfigurowane wyzwalacze. Dla przykładu:
- Automatyczna wysyłka maila:
- do nowych kandydatów / pracowników
- do kandydatów / pracowników po zmianie statusu na wybrany
- do wybranych osób, gdy profil obiektu (np. pracownika, Klienta) zostanie dodany lub edytowany
- gdy obiekt (np. pracownik, Klient) znajduje się określoną liczbę dni w wybranym statusie (np. gdy status kandydata od trzech dni to “Nowy”, system automatycznie może wysłać maila z powiadomieniem do wybranej osoby)
- Automatyczna wysyłka ankiety:
- np. do przełożonego pracowniku tydzień po rozpoczęciu lub tydzień przed zakończeniem współpracy z pracownikiem
- Automatyczne utworzenie zadania dla przełożonego / kadr gdy pracownikowi kończy się umowa (to, ile wcześniej zadanie powinno zostać stworzone zależy od konfiguracji)
- Zmiana statusu wszystkich aplikacji kandydata, gdy status kandydata zostanie zmieniony
Skonfigurowanie automatyzacji to nie tylko na oszczędność czasu, ale również dużo efektywniejsze kontrolowanie procesów związanych z rekrutacją i procesem zatrudniania pracowników.
Lista automatyzacji #
Na liście automatyzacji widoczne są utworzone już automatyzacje. Jeżeli wcześniej miałeś skonfigurowane powiadomienia dot. statusów, to znajdują się one na liście automatyzacji.
Z poziomu listy automatyzacji zobaczysz m.in.:
- stworzone automatyzacje
- aktywność automatyzacji (czy są aktywne)
- ilość wykonań automatyzacji
- data ostatniego wykonania automatyzacji
- osoby, które dodały / ostatnio edytowały automatyzację
- daty dodania / ostatniej edycji
Dodawanie automatyzacji #
Aby dodać automatyzację należy kliknąć w przycisk „DODAJ AUTOMATYZACJĘ”, który znajduje się nad listą.
Następnie należy uzupełnić dane automatyzacji:
- Nazwa – nazwa automatyzacji, dzięki której rozpoznasz ją na liście automatyzacji
- Aktywna – tylko aktywne automatyzacje są wykonywane. Jeżeli chcesz jedynie zapisać tworzoną automatyzację, a nie odrazu ją włączać, nie włączaj tego pola
- Firma – w przypadku wielospółkowości, możesz wybrać firmy, dla których automatyzacja powinna być stosowana.
Wyzwalacz #
Akcja wyzwalająca – to akcja, która jeżeli zostanie wykonana w systemie, spowoduje automatyczne wykonanie akcji, które skonfigurowane zostaną poniżej (w sekcji akcje). Obecnie, dostępne wyzwalacze akcji automatycznych to:
- Dodanie obiektu lub Edycja obiektu – gdy wybierzemy, że wyzwalaczem jest dodanie / edycja obiektu, to po dodaniu / edycji obiektu zostaną wykonane automatyczne akcje, zdefiniowane w sekcji Akcje.
- Harmonogram (automatyczne uruchamianie akcji co określony czas) – przy wybraniu harmonogramu możemy zdefiniować akcje które powinny się wykonywać automatycznie co zdefiniowany czas. Pozwala to na tworzenie cyklicznych maili / powiadomień / zadań. Po wybraniu harmonogramu należy ustawić pola:
- Powtarzaj (co jaki czas chcemy wykonywać automatyzację
- Rozpocznij od (data, od ktorej chcemy wykonywać automatyzację)
- Powtarzaj do (data, do której automatyzacja będzie wykonywane)
- Pole Następne wykonania to pole jedynie informacyjne, prezentujące najbliższe daty, w których automatyzacja zostanie wykonana
- Obiekt – należy zdefiniować dokładnie dodanie jakiego obiektu powinno wyzwolić automatyczne akcje. Do wyboru są wszystkie obiekty systemowe:
- Aplikacje
- Rekrutacje
- Pracownicy
- Umowy pracowników
- Wpisy grafikowe
- Mieszkania
- Klienci / działy
- Umowy z klientami
- Oferty
- Projekty
- Zezwolenia
- Zawęź obiekty do – pozwala zawęzić obiekty, które powodują automatyczne akcje jedynie do wybranych. Korzystając z filtrów możemy ograniczyć obiekty. Pozwala to m.in:
- W przypadku pracowników możemy zdefiniować żeby wyzwalaczem była akcja na pracowniku, o wybranym:
- statusie
- roli
- łącznej maksymalnej dacie legalizacji
- dacie zmiany statusu
- Filtry które możemy stosować na obiektach zależą od wybranego obiektu.
- W przypadku pracowników możemy zdefiniować żeby wyzwalaczem była akcja na pracowniku, o wybranym:
- Pole Pasujących obiektów to pole jedynie informacyjne, pokazujące liczbę obiektów, które znajdują się w systemie i pasują do zdefiniowanych filtrów. Jeżeli obecnie nie ma obiektów spełniających reguły, upewnij się, że odpowiednio skonfigurowałeś filtry.
Akcje #
Sekcja akcje pozwala zdefiniować akcje, które system wykona automatycznie, po wykonaniu akcji wyzwalającej.
Obecnie dostępne są trzy akcje automatyczne:
Utworzenie zadania #
Po wykonaniu akcji wyzwalającej system utworzy zadanie zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:
- Nazwa – należy wpisać nazwę zadania, które się utworzy
- Szablon opisu – należy wybrać szablon opisu zadania. Szablon opisu należy wcześniej stworzyć w Ustawieniach > Szablony > Wydruki > + Dodaj wydruk. Wydruk powinien być o typie „Opis zadania”.
- Przypisz do – należy zdefiniować do kogo chcemy przypisać zadanie. Do wyboru są:
- Administratorzy
- Użytkownicy
- Opiekun pracownika
- Opiekun klienta
- Przełożony pracownika
- Konkretni użytkownicy systemu
- Termin – pozwala wybrać termin realizacji zadania
Wysyłka maila #
Po wykonaniu akcji wyzwalającej system wyśle email zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:
- Agregowanie wiadomości:
- Włączenie opcji spowoduje, że system wyśle jednego emaila z podsumowanie akcji wykonanych w podobnym czasie.
- Wyłączenie opcji – system wyśle maila per opcję.
- Dla przykładu, jeżeli masowo zmienimy status kilku pracowników naraz to:
- przy włączonej opcji system wyśle jednego maila z listą pracowników (dane w mailu należy zdefiniować w kolejnym polu)
- przy wyłączonej opcji, system wyśle tyle maili, ilu pracownikom zmieniliśmy status
- Kolumny tabeli w wiadomości – po włączeniu opcji agregowania wiadomości, należy zdefiniować jakie dane powinna zawierać tabela w mailu, który informował będzie o wielu analogicznych akcjach wyzwalających jednocześnie. Dostępne kolumny tabeli zależą od wybranego wcześniej obiektu.
- Adresaci – w tym polu należy wybrać, kto powinien otrzymać maila. Poza standardową możliwością wybrania konkretnego użytkownika systemu, możemy wybrać aby maila otrzymali:
- Administratorzy
- Użytkownicy
- Opiekun pracownika
- Opiekun Klienta
- Przełożony pracownika
- Tytuł wiadomości – należy wpisać tytuł maila, który zostanie wysłany
- Szablon wiadomości – należy wybrać szablon wiadomości email. Szablon wiadomości należy wcześniej stworzyć w Ustawieniach > Szablony > Wydruki > + Dodaj wydruk. Wydruk powinien być o typie „Szablon wiadomości”.
- Opóźnienie wysyłki – można wybrać ile dni/tygodni/miesięcy po wykonaniu się wyzwalacza, system powinien wysłać maila. Pozwala to np. wysłać maila z prośbą o feedback do nowego pracownika np. 3 tygodnie po tym jak rozpoczął pracę.
- Wysyłaj o ustalonej godzinie – pozwala zdefiniować godzinę, o której system automatycznie wyśle maila.
Wysyłka powiadomienia #
Po wykonaniu akcji wyzwalającej system wyśle powiadomienie mailowe zgodnie ze zdefiniowanymi parametrami:
- Agregowanie wiadomości:
- Włączenie opcji spowoduje, że system wyśle jednego emaila z podsumowanie akcji wykonanych w podobnym czasie.
- Wyłączenie opcji – system wyśle maila per opcję.
- Tytuł – należy wpisać tytuł powiadomienia
- Szablon treści – należy wybrać szablon treści powiadomienia dodany wcześniej w Ustawienia > Szablony > Wydruki (Wydruk powinien być o typie „Treść powiadomienia”)
- Odbiorcy – należy wybrać odbiorców powiadomienia. Odbiorcy powiadomień mogą się różnić w zależności od obiektów, jakie wybraliśmy.Poza standardową możliwością wybrania konkretnego użytkownika systemu, możemy wybrać aby powiadomienie otrzymali:
- Administratorzy
- Użytkownicy
- Partner rekrutacyjny
- Opiekun pracownika
- Opiekun Klienta
- Przełożony pracownika
- Opiekun rekrutacji
Po zapisaniu automatyzacji, pojawi się ona na liście automatyzacji w systemie.
Kto może tworzyć / edytować automatyzacje? #
- Administratorzy
- W przypadku wielofirmowości, administrator może dodawać / edytować automatyzację dla wielu firm, jedynie wtedy, gdy posiada do nich wszystkich dostęp administratora.